Beheer via Back-office

In de back-office van Club-assistent beheer je eenvoudig de bedrijven en de daaraan gekoppelde contactpersonen. Hieronder lees je hoe je handmatig nieuwe data toevoegt en wijzigingen doorvoert wanneer een lid uit dienst gaat

Bedrijf aanmaken

Om een nieuw bedrijf toe te voegen aan je administratie volg je deze stappen:

• Ga in het linkermenu naar Ledenadministratie > Leden > Bedrijven.
• Klik rechtsboven op de oranje knop Bedrijf aanmaken.
• Voer alle bedrijfsgegevens in, zoals de bedrijfsnaam, KVK-nummer en adresgegevens.
• Klik onderaan op de oranje knop Wijzigingen opslaan.

​​​​​Lid of contactpersoon toevoegen

Een bedrijf is pas compleet met een gekoppeld lid of contactpersoon. Dit doe je als volgt:

• Zoek het betreffende bedrijf op in het bedrijvenoverzicht en klik op de regel om dit te openen.
• Ga naar het tabblad Contactpersonen.
• Klik op de knop Lid aanmaken.
• In de pop-up die verschijnt (Lid bewerken), voer je de persoonlijke gegevens in.
• Bij het veld Clubrol kies je de juiste rol (bijv. contactpersoon).
• Controleer onder het tabblad Lidmaatschap de startdatum; deze staat standaard op vandaag. Pas dit aan indien nodig en sla de wijzigingen op.

Wat te doen bij "uit dienst"?

Wanneer een contactpersoon uit dienst gaat of stopt, is het belangrijk om de administratie correct bij te werken zodat facturatie en website-overzichten kloppen.

• Zoek het lid op via Ledenadministratie > Leden > Alle Leden.
• Klik op het lid en ga naar het tabblad Lidmaatschap.
• Klik op het icoontje met het potloodje bij het actieve lidmaatschap.
• Voer in de pop-up de Afmelddatum in en zet de Status op 'AFGEMELD'.
• Sla de wijzigingen op.

• Er komt een nieuwe contactpersoon: ga naar het tabblad Contactpersonen bij het betreffende bedrijf en klik op Lid aanmaken. Voer de gegevens van de opvolger in.
• Persoon wordt lid namens een ander bedrijf: voer de persoon volledig opnieuw in als nieuw lid bij het nieuwe bedrijf. Zo blijven historische facturen gekoppeld aan het juiste account.
• Persoon start eigen bedrijf: maak eerst het nieuwe bedrijf aan via het bedrijvenoverzicht en voeg daarna de persoon toe als contactpersoon.
• Bedrijf stopt volledig: als er geen actieve leden meer aan een bedrijf gekoppeld zijn, wordt het bedrijf automatisch niet meer getoond op de website en overgeslagen bij contributierondes. Je hoeft in dat geval geen verdere actie te ondernemen bij het bedrijf zelf.