Hoe werkt de koppeling?

De koppeling tussen Club-assistent en je boekhoudpakket zorgt voor een naadloze uitwisseling van financiële gegevens. Hieronder leggen we uit hoe de verschillende onderdelen van de administratie met elkaar communiceren.

Grootboekrekeningen en artikelen

Het beheer van je rekeningschema blijft in de basis bij je boekhoudpakket, maar wordt direct bruikbaar binnen Club-assistent:

Synchronisatie: Club-assistent haalt alle beschikbare grootboekrekeningen op uit je boekhoudpakket. Je kunt deze vervolgens koppelen aan artikelgroepen, contributiesoorten of andere bedragen.
Artikelen: verkoop je items via de webshop? Dan beheer je de artikelen volledig in Club-assistent. Omdat we direct boekstukken inschieten op de juiste grootboekrekeningen, is het niet nodig om ook een artikelbeheer in je boekhoudpakket bij te houden.

Facturatie en debiteuren

Zodra je facturen aanmaakt in Club-assistent, worden de volgende processen in gang gezet:

Debiteurenbeheer: bij het inschieten van een factuur controleert het systeem of de relatie al bekend is in je boekhoudpakket. Zo ja, dan wordt de factuur aan de bestaande debiteur gekoppeld. Zo niet, dan maakt Club-assistent automatisch een nieuwe debiteur aan.
Boekstukken: voor elke factuur wordt automatisch een boekstuk aangemaakt. Alle bedragen worden direct op de juiste grootboekrekening gezet, precies zoals je dit in de instellingen hebt geconfigureerd.
Visma gebruikers: gebruik je Visma? Dan maakt Club-assistent automatisch een vereenvoudigde factuur aan met hetzelfde factuurnummer en het volledige totaalbedrag.

Facturen inschieten en betalingen verwerken

Het proces van synchroniseren doe je per factuurronde:

Inschieten: zijn je facturen definitief? Klik in de betreffende factureringsronde op de knop 'Inschieten in [naam boekhoudpakket] / Betalingen verwerken'. Club-assistent maakt nu voor alle nieuwe facturen de bijbehorende boekstukken aan.
Betalingen bijwerken: wanneer betalingen in je boekhoudpakket zijn verwerkt (bijvoorbeeld via een bankkoppeling), kun je de status in Club-assistent bijwerken. Door opnieuw op de knop 'Inschieten... / Betalingen verwerken' te klikken, haalt Club-assistent de betaalstatus op en markeert de facturen als betaald.
Handmatige controle: in gevallen waarin een betaling niet automatisch gematcht kan worden, heb je altijd de mogelijkheid om in Club-assistent handmatig aan te geven dat een factuur voldaan is.