Contributieregel toevoegen

Nieuwe contributieregel aanmaken

Om een nieuwe regel toe te voegen aan je administratie:

• Klik op de oranje knop + Contributieregel aanmaken rechtsboven in het scherm.

• In het vervolgscherm kun je de specifieke voorwaarden, bedragen en koppelingen met lidmaatschappen invullen.

---

Overzicht van de tabel

De tabel toont alle huidige regels en hun status. Dit zijn de belangrijkste kolommen:

• Actief: met de oranje toggle (schakelaar) zet je een regel aan of uit. Alleen actieve regels worden meegenomen in de contributieberekening.

• Actief van / t/m: hier kun je een geldigheidsperiode instellen, bijvoorbeeld als een regel alleen voor een specifiek seizoen geldt en/of je aanpassingen in de bedragen wilt voorbereiden.

• Contributietype: geeft aan om wat voor soort inning het gaat (bijvoorbeeld 'Contributie').
  
  Belangrijk: de contributietypen bondscontributie en licentie zijn niet afhankelijk van de betalingsfrequentie die een lid heeft gekozen, maar worden altijd per jaar geïnd.
   

• Prioriteit: bepaalt de volgorde waarin regels worden toegepast. Dit is handig wanneer een lid aan meerdere criteria voldoet; de regel met de hoogste prioriteit (laagste getal) wordt dan eerst verwerkt.
   

• Omschrijving: de naam van de regel zoals die intern bekend is (bijv. 'Senioren', 'Ereleden', 'Rustende leden' of 'Club van 50').

• Lid status: bepaalt voor welke status deze regel geldt (meestal 'Actief').

• Clubrol: hiermee koppel je de regel direct aan een specifieke rol of lidmaatschapstype (zoals 'Lid', 'Erelid' of 'Steunend lid').

In het scherm voor het bewerken of aanmaken van een Contributieregel bepaal je tot in detail voor welke leden een regel geldt en welk bedrag daarbij hoort. Door de filters nauwkeurig in te stellen, zorg je voor een foutloze contributie-inning die rekening houdt met leeftijd, team en lidmaatschapstype.

Contributie regel (basisinstellingen)

Hier leg je de algemene kenmerken van de regel vast:

• Contributietype: geef aan om welke categorie het gaat (bijvoorbeeld 'Contributie').

• Omschrijving: de naam van de regel (bijv. 'SENIOREN-disp').

• Actief: gebruik de oranje schakelaar om de regel aan of uit te zetten.

• Actief van / t/m: stel hier eventueel een specifieke periode in waarin deze regel geldig is.

• Prioriteit: bepaal de rangorde van de regel. Bij een lagere waarde wordt de regel eerder toegepast.
  
  Heb je ingesteld dat bedragen worden opgeteld, dan heeft het veld 'prioriteit' geen invloed op het innen van je contributie.
  
  Wanneer je instelt dat bedragen niet worden opgeteld, wordt er bij het innen van contributie gekeken welke contributieregels er op een lid van toepassing zijn. Zijn dit meerdere regels, dan geldt de regel met de prioriteit die het dichtste bij 0 is. De andere regel(s) worden dan genegeerd.

---

Regel van toepassing op leden met

Dit gedeelte is cruciaal voor de segmentatie van je ledenbestand:

• Lid status & Clubrol: selecteer voor welke status (bijv. Actief) en rol (bijv. Lid) deze regel geldt.

• Lidmaatschap subvereniging: koppel de regel aan een specifieke tak van de sport (bijv. Voetbal).

• Leeftijd vanaf / Tot en met: beperk de regel tot een specifieke leeftijdsgroep (bijv. van 19 tot en met 100 jaar).

---

Financiële details (rechterkolom)

Hier vul je de bedragen in die gefactureerd moeten worden:

• Extra bedrag afhankelijk van betalingsfrequentie: vul per termijn (zoals Halfjaarlijks of Jaarlijks) het bijbehorende bedrag in.

• Nieuwe leden: bepaal of nieuwe leden een Inschrijfgeld moeten betalen. Bij Precisie geef je aan of zij het volledige bedrag betalen of alleen voor de resterende maanden van het seizoen.

• Subsidie: zet de oranje schakelaar aan als voor deze regel een subsidie van toepassing is.

---

Verfijning op team en rol

Onderaan het scherm kun je de regel nog specifieker maken door vakjes aan te vinken:

• Nevenfunctie: bepaal of de regel voor alle leden geldt of alleen voor leden met (of zonder) nevenfunctie.

• Team subvereniging / categorie / subcategorie: vink aan voor welke specifieke afdelingen of teams de regel geldt (bijv. Senioren, Junioren of specifieke teams zoals JO19).

• Team rol: hiermee kun je onderscheid maken tussen bijvoorbeeld spelers, trainers of keepers binnen een team.

• Teams: selecteer hier specifiek voor welk seizoen de teamkoppelingen van kracht zijn.

• Unieke koppeling: zorg ervoor dat elk lidmaatschapstype aan de juiste regel gekoppeld is om fouten in de facturatie te voorkomen.

• Testen: voordat je een definitieve contributieronde draait, is het verstandig om te controleren of de bedragen in de regels nog actueel zijn en overeenkomen met de afspraken binnen de vereniging.

Wordt alleen getoond bij clubs met contributie op basis van trainings/lesuren.

Training uren	Vink dit aan als er op basis van de trainings/lesuren moet worden betaald.
Training uren vermenigvuldigen	Vink dit aan als je wil dat het opgegeven bedrag in de contributieregel moet worden vermenigvuldigd op basis van het aantal trainingsuren. Als dit niet is aangevinkt dan wordt het contributiebedrag niet vermenigvuldigd.
Training uren aantal	Vul hier in hoeveel uren iemand moet trainen om de regel berekend te krijgen.  Dit veld is enkel beschikbaar als je het veld 'Training uren vermenigvuldigen' niet aangevinkt hebt.
Training uren maximaal vermenigvuldigen	Vul hier in hoeveel uren een lid maximaal hoeft te betalen. Het systeem zal dan op basis van het aantal trainingsuren het contributiebedrag vermenigvuldigen tot het maximum aantal keer dat hier is aangegeven.  Dit veld is enkel beschikbaar als je het veld 'Training uren vermenigvuldigen' aangevinkt hebt.
Training uren verminderen met het aantal uur dat in de basiscontributie zit	Vul hier in hoeveel uren er al in het basisbedrag van de contributie zitten. Dit getal wordt dan van het aantal uur dat iemand traint afgehaald en het resultaat daarvan wordt gebruikt om te bepalen hoeveel uren iemand extra moet betalen.
Training uren afronden	Als je deze optie aanvinkt word elke training/les op hele uren naar boven afgerond voordat wordt gekeken of het lid het bovenstaande aantal uren getraind heeft.

Het is mogelijk om bij een training het vinkje "Training uren contributie" uit te zetten. Deze trainingen worden dan niet meer meegenomen in de berekening hoeveel uren iemand traint.

Ook wordt er rekening gehouden met de trainingsperiode. De uren van een training uit een periode die al geweest is worden in de nieuwe contributieperiode niet meegenomen (er wordt gekeken of de trainingsperiode binnen de contributieperiode valt)

Rechtsboven vind je de sectie Regel toepassen o.b.v. aan training-/lesuren. Dit is essentieel voor verenigingen die factureren op basis van de hoeveelheid afgenomen sporturen:

• Training uren: zet de oranje schakelaar aan om de berekening te baseren op het aantal trainingsuren.
• Training uren vermenigvuldigen: Vink dit aan als je wil dat het opgegeven bedrag in de contributieregel moet worden vermenigvuldigd op basis van het aantal trainingsuren. Als dit niet is aangevinkt dan wordt het contributiebedrag niet vermenigvuldigd.
• Training uren aantal: geef hier het specifieke aantal uren op waarvoor deze regel geldt (bijv. 3.00 uur).
• Training uren aantal vanaf: als je deze schakelaar aanzet, geldt de regel ook als een lid méér dan het opgegeven aantal uren traint.
• Training uren verminderen met het aantal uur dat in de basiscontributie zit: Vul hier in hoeveel uren er al in het basisbedrag van de contributie zitten. Dit getal wordt dan van het aantal uur dat iemand traint afgehaald en het resultaat daarvan wordt gebruikt om te bepalen hoeveel uren iemand extra moet betalen.
• Training uren afronden: bepaal of het systeem de uren naar boven of beneden moet afronden.

---

Bedragen per maand

Onderaan het scherm vind je de sectie Bedragen. Hier kun je de contributie per specifieke maand vastleggen:

• Maandbedragen: vul per maand (Sep t/m Aug) het bedrag in dat gefactureerd moet worden. Dit is handig als de contributie in bepaalde maanden afwijkt (bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes).
• Eerste maandbedrag nieuwe leden: hier kun je afwijkende bedragen invullen voor leden die gedurende het seizoen instromen.

 

Vangnet en uitsluiting

Onderaan de pagina vind je de sectie Overige instellingen met de Vangnet-functie:

• Vangnet: wanneer je deze schakelaar aanzet, markeer je deze regel als een vangnet. Dit betekent dat de regel alleen wordt toegepast op leden die met geen enkele andere regel matchen. Geef een vangnet dus altijd een hoog prioriteitsgetal.

• Uitsluiting: vink hier de contributieregels aan waar een lid géén gebruik van mag maken voordat deze regel actief wordt. Dit voorkomt dubbele facturatie bij complexe lidmaatschappen.

Filters en koppelingen

Net als bij andere contributieregels kun je deze regel specifiek toewijzen:

• Team categorie & Team groep: vink de specifieke groepen aan waarvoor deze urenregel geldt (bijv. 'Freerun Heren').

• Team rol: bepaal voor welke rollen (bijv. Gymnast, Assistent) binnen het team de regel van toepassing is.

• Teams: selecteer de specifieke teams uit het huidige of vorige seizoen om de regel aan te koppelen.

---

Financiële extra's

• Extra bedrag afhankelijk van betalingsfrequentie: stel hier het bedrag in per betalingstermijn (maand, kwartaal, etc.). Als de optie voor maandbedragen aan staat wordt dit bedrag gzien als een toelag of korting 

• Meerdere lidmaatschappen: gebruik deze schakelaar om te bepalen of een lid maximaal één keer voor deze regel in aanmerking mag komen bij meerdere lidmaatschappen.

• Subsidie: geef aan of voor deze specifieke lesuren subsidie mogelijk is middels de oranje schakelaar.

Maandbedragen	Wordt alleen getoond bij clubs waarbij de optie voor maandbedragen aan staat. Deze kun je aanvragen via P&W. Hier kun je per maand een ander bedrag opgeven welke door huidige leden betaald dienen te worden. Deze worden per periode zonodig bij elkaar opgeteld. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je 10 maanden per jaar contributie wilt innen door enkel een bedrag bij die 10 maanden in te vullen.
Maandbedragen nieuwe leden	Wordt alleen getoond bij clubs waarbij de optie voor maandbedragen aan staat. Deze kun je aanvragen via P&W. Deze velden doen hetzelfde als de velden hierboven met als enige verschil dat bij nieuwe leden, in de maand waarop men lid wordt, het bedrag uit het veld in deze sectie wordt gebruikt.
Bij betaling per maand	Wordt alleen getoond bij clubs met contributieafdracht per maand. Vul hier het contributiebedrag in dat maandelijks betaald moet worden door leden die voldoen aan deze contributieregel. Als de optie voor maandbedragen aan staat wordt dit bedrag bij het bedrag van de maand opgeteld.
Bij betaling per kwartaal	Wordt alleen getoond bij clubs met contributieafdracht per kwartaal. Vul hier het contributiebedrag in dat elk kwartaal betaald moet worden door leden die voldoen aan deze contributieregel. Als de optie voor maandbedragen aan staat wordt dit bedrag bij de bedragen van de maanden opgeteld.
Bij jaarlijkse betaling	Wordt alleen getoond bij clubs met contributieafdracht per jaar. Vul hier het contributiebedrag in dat elk jaar betaald moet worden door leden die voldoen aan deze contributieregel. Als de optie voor maandbedragen aan staat wordt dit bedrag bij de bedragen van de maanden opgeteld.
Inschrijfgeld	Vul hier het inschrijfgeld in dat nieuwe leden die onder deze contributieregel vallen, moeten betalen. Leden die al eerder contributie hebben betaald of hun inschrijfgeld direct bij inschrijving hebben betaald, worden hier automatisch van uitgesloten.
Precisie	Hier kun je instellen, als je de contributieregel naar rato wil laten bereken, of je dat per periode of per maand wilt laten berekenen. Bij standaard setting wordt de instelling overgenomen van de Clubinstellingen.

Wil je voor een bepaald lid een uitzondering toevoegen op de regel dan kan dat.

Open de contributieregel die het lid normaal krijgt en je voor het lid een ander bedrag in wilt instellen. Als je de contributieregel open hebt staan ga je op die pagina naar het tabblad "Contributieregels afwijkend lid bedrag". Klik rechts op item toevoegen.

 

Lid	Begin de naam van het lid te type en selecteer vervolgens de juiste naam uit de lijst.
Omschrijving	Voeg optioneel een omschrijving toe
Contributiebedragen	Vul de juiste bedragen in zoals hierboven beschreven.

I.p.v. de standaard bedragen uit de contributieregel worden nu de afwijkende bedragen gebruikt bij het innen van de contributie.

Let op: Alle bedragen voor alle maanden worden hiermee voor dit lid overschreven.
Wil je het bedrag enkel voor één maand aanpassen dan moet je de overige maanden invullen met het standaard bedrag. Wanneer er geen bedrag wordt ingevuld dan betaald het lid die maand geen contributie.

Meerdere lidmaatschappen	Alleen beschikbaar voor clubs met subverenigingen. Wanneer een lid deel uitmaakt van meerdere subverenigingen, kan het voorkomen dat dezelfde contributieregel meerdere keren van toepassing is. Door dit aan te vinken, wordt deze contributieregel nooit meer dan één keer toegepast voor een lid en wordt het bedrag in deze contributieregel dus nooit meer dan één keer geïnd per contributieronde.
Andere contributieregels	Beschikbaar op aanvraag. Voeg hier uitzonderingen op je contributieregel toe. Zorg ervoor dat je contributieregel altijd van toepassing is voor iedereen die aan de regel voldoet, behalve wanneer één of meerdere andere contributieregels van toepassing zijn. In feite kun je verschillende contributieregels hiermee nog specifieker prioritiseren boven elkaar.
Extra query instellingen	Alleen door Club-assistent in te stellen, voor het geval specifiekere regels nodig zijn.

Per club kan de samenstelling van de contributie verschillen. Enerzijds is er de mogelijkheid om één contributiebedrag per lid in te stellen, anderzijds is er de mogelijkheid om contributie te stapelen. Welke van deze instellingen je gebruikt, geef je aan via de clubinstellingen. Hiervoor ga je naar Instellingen > Clubinstellingen (bovenin de balk) > Contributie. Vervolgens kun je bij 'Bedragen optellen' kiezen voor 'Niet optellen' of 'Wel optellen'.

Niet optellen
Kies je voor deze instelling, dan wordt er altijd maar één contributieregel en dus één contributiebedrag toegepast voor een lid. Voldoet één lid aan de voorwaarden voor meer dan één contributieregel, dan bepaalt de prioriteit welke contributieregel er toegepast wordt.

Wel optellen
Wil je contributiebedragen stapelen, dan kies je voor de instelling 'Wel optellen'. Zo kun je bijvoorbeeld een basiscontributie voor alle leden instellen, met extra contributieregels per teamcategorie. Zo betaalt een lid het basiscontributiebedrag plus de contributie voor zijn/haar teamcategorie.