Factuurtemplates
Nieuwe template toevoegen
Wil je een nieuw ontwerp maken voor een specifiek type factuur?
-
Klik op de oranje knop Item toevoegen rechtsboven in het scherm.
-
Je kunt vervolgens de template een naam geven en de inhoud vormgeven met behulp van de beschikbare placeholders.
Overzicht van templates
In de tabel zie je alle aangemaakte templates. Dit overzicht helpt je om snel de juiste template te vinden voor aanpassingen:
-
Naam template: de omschrijving die je aan de template hebt gegeven (bijv. 'Sponsorfactuur' of 'contributie factuur').
-
Type: geeft het formaat van de template aan. In de meeste gevallen is dit html, wat zorgt voor een flexibele opmaak die geschikt is voor zowel digitale verzending als PDF-generatie.
Factuurtemplate aanpassen
Wil je de structuur van het template aanpassen met extra tabellen of een andere tabelbreedte o.i.d.? Dan kun je het beste even een ticket inleggen in Problemen & Wensen met daarin je wensen. Dan kunnen we je helpen om ervoor te zorgen dat het template ook daadwerkelijk zo toegepast wordt als jij hebt bedacht.
Nieuw factuurtemplate aanmaken
In het scherm voor het bewerken of aanmaken van een Factuurtemplate bepaal je de exacte inhoud en vormgeving van je facturen. Door gebruik te maken van de editor en placeholders, automatiseer je de personalisatie van elke factuur die je verstuurt.
Instellingen van de template
Aan de bovenzijde van het formulier vind je de basisinstellingen voor de template:
-
Naam template: geef hier een herkenbare naam op (bijvoorbeeld 'Sponsorfactuur').
-
Type: kies hier tussen html of docx. In de meeste gevallen wordt HTML gebruikt voor een directe weergave en PDF-generatie binnen Club-assistent.
-
Template: dit is het hoofdvak waarin je de factuur ontwerpt. Je kunt hier tekst typen, afbeeldingen (zoals je clublogo) invoegen en de tekst opmaken met de werkbalk bovenin.
Werken met placeholders
Onder het tekstvak zie je een lijst met Mogelijke placeholders. Dit zijn codes tussen accolades, zoals {BEDRIJFSNAAM} of {TOTAALBEDRAG}.
Wanneer je een factuur genereert, vervangt het systeem deze codes automatisch door de gegevens die op dat moment bekend zijn in de administratie. Enkele veelgebruikte placeholders zijn:
-
{FACTUURNUMMER}en{DATUM}: voor de officiële factuurgegevens. -
{ADRES},{POSTCODE}en{PLAATS}: voor de adresgegevens van de ontvanger. -
{FACTUURREGELS}: hiermee wordt de tabel met gefactureerde items automatisch ingevoegd.
Aanvullende teksten
Onder de hoofdtemplate kun je specifieke tekstblokken definiëren:
-
Tekst aanmaning: vul hier de tekst in die getoond moet worden wanneer deze template wordt gebruikt voor een herinnering of aanmaning (bijvoorbeeld 'Herinnering').
-
Voettekst: hier kun je informatie kwijt die onderaan elke pagina van de factuur moet verschijnen, zoals je KvK-nummer, btw-nummer of IBAN-gegevens.
Acties onderaan het scherm
Onderaan het scherm vind je de knoppen om je wijzigingen te beheren:
-
Verwijderen: hiermee verwijder je de huidige template definitief.
-
Opslaan als kopie: handig wanneer je een bestaande template wilt gebruiken als basis voor een nieuwe variant zonder het origineel te overschrijven.
-
Annuleren: hiermee verlaat je het scherm zonder de wijzigingen op te slaan.
-
Opslaan: hiermee sla je alle wijzigingen in de huidige template op.
DOCX gebruiken als basis voor je factuur
Bij het aanmaken/aanpassen van een template kies je voor .docx en je upload het bestand.
Binnen het bestand kun je dezelfde placeholders gebruiken als in de HTML variant.
Binnen de .docx template heb je ook controle over de opmaak van de factuurregels.
I.p.v. de placeholder {FACTUURREGELS} kun je de losse placeholders {REGEL_OMSCHRIJVING} en {REGEL_BEDRAG} gebruiken. Deze dienen in een rij van een tabel te staan. Om de regel te herhalen dient de placeholder {NEXT_RECORD} direct na de regel gebruikt te worden. Zie voorbeeld hieronder.
Als jouw vereniging niet BTW plichtig is dan kun je ervoor kiezen om de Subtotaal en BTW regel van de template te halen.
De placeholder {TOTAALBEDRAG} zal altijd het voleldige incl. BTW bedrag tonen ook als BTW op 0% staat.
Klik hier voor een voorbeeld template welke je kunt downloaden/aanpassen naar eigen inzicht en kunt uploaden in jouw Club-assistent omgeving.