Contracttemplate opstellen en toevoegen
Contracttemplates
Met contracttemplates automatiseer je het aanmaken van sponsorcontracten. Door gebruik te maken van placeholders in een Word-document, vult het systeem automatisch de juiste gegevens van de sponsor en het product in.
Template toevoegen
Om een nieuwe template te beheren of toe te voegen, ga je in het linkermenu naar Sponsoradministratie en klik je onder het kopje 'Instellingen' op Templates.
-
Nieuwe template: klik rechtsboven op de oranje knop + Templates aanmaken.
-
Template bewerken: klik in de lijst op het oranje potloodje naast een bestaande template (bijv. 'Bordcontract').
In het invoerscherm vul je de volgende velden in:
-
Naam template: de naam waaronder je de template terugvindt in Club-assistent bij het aanmaken van producten.
-
Word template: sleep je Word-bestand (.docx) naar het kader of klik op 'Bladeren' om het bestand te uploaden.
Beschikbare placeholders
Je kunt de onderstaande codes (inclusief de accolades) in je Word-document plaatsen. Club-assistent vervangt deze codes bij het genereren van het contract door de werkelijke gegevens:
| Placeholder | Omschrijving |
| {BEDRIJFSNAAM} | naam van de sponsor |
| {CONTACTPERSOON} | de contactpersoon van de sponsor |
| {ADRES} | straat en huisnummer van de sponsor |
{POSTCODE} / {WOONPLAATS} |
postcode en woonplaats van de sponsor |
{EMAIL} / {TELEFOONNUMMER} |
contactgegevens van de sponsor |
| {BTWNR} | btw-nummer van de sponsor |
| {SPONSORPRODUCT} | de naam van het afgenomen product |
| {OMSCHRIJVING} | omschrijving van het sponsorproduct |
{STARTDATUM} / {EINDDATUM} |
de looptijd van de sponsoring |
| {CONTRACTDUUR} | duur van het contract in jaren |
| {CONTRACTTEKST} | de aanvullende tekst die je bij het contract invult |
| {ACCOUNTMANAGER} | naam van de accountmanager (van het contract of de sponsor) |
| {AANHEF} | aanhef van de accountmanager (Dhr. of Mevr.) |
| {JAARBEDRAG} | het jaarlijkse bedrag (rekening houdend met 'Barter') |
| {PRODUCTIEKOSTEN} | de eenmalige productiekosten van het product |
Template koppelen
Nadat je de template hebt geüpload, moet je deze koppelen aan een sponsorproduct zodat het systeem weet welke template bij welk product hoort.
-
Ga naar Sponsoradministratie > Sponsorproducten > Producten.
-
Bewerk een bestaand product of maak een nieuwe aan.
-
Selecteer bij het veld Contracttemplate de zojuist aangemaakte template.
-
Sla het product op. Wanneer je nu voor een sponsor een contract aanmaakt met dit product, wordt automatisch de juiste Word-template gebruikt.