Sponsorcontract toevoegen

Club-assistent heeft de mogelijkheid om sponsorproducten te genereren en te koppelen aan een contract. Zonder een actief/bevestigd sponsorcontract is het product niet lopend. In deze tutorial wordt uitgelegd hoe je een sponsorcontract maakt

Sponsorcontracten

In het overzicht van sponsorcontracten beheer je alle lopende en toekomstige afspraken met je sponsoren. Een contract koppelt een specifieke sponsor aan een sponsorproduct en regelt de administratieve en financiële afhandeling hiervan.

Contract aanmaken

Om een nieuw contract vast te leggen, ga je in het linkermenu naar Sponsoradministratie en klik je onder het kopje 'Sponsoren' op Contracten. Klik vervolgens rechtsboven op de oranje knop + Contract aanmaken.

Contractgegevens invullen

Bij het aanmaken van een contract vul je de volgende informatie in:

Contract

Status: geef aan in welke fase het contract zich bevindt:
- Geen contract: er is nog geen lopende afspraak.
- Contract opmaken: het voorstel wordt voorbereid.
- Akkoord: beide partijen zijn akkoord met de inhoud.
- Productie: de uitingen (zoals een reclamebord) worden momenteel gemaakt.
- Bevestigd: het contract is actief en loopt.
- Beëindigd: de afspraak is gestopt.
Sponsor: selecteer de sponsor uit de lijst.
Aanvangsdatum: de datum waarop de sponsoring officieel start.
Contractduur: de looptijd in jaren (bijv. 3 of 0,5 voor een half jaar).
Voldaan: vink dit aan als het contract al volledig is voldaan en er geen factuur meer gestuurd hoeft te worden.
Ondertekend contract: sleep hier het gescande, getekende document naartoe als bewijslast.

Sponsorproduct

Sponsorproduct: kies het product dat de sponsor afneemt.
Aantal: geef aan hoeveel stuks er worden afgenomen (standaard is dit 1).
Product uiting: upload hier een foto of bestand van de uiting, bijvoorbeeld als bewijs dat een bord daadwerkelijk langs het veld hangt.
Barter / Aangepast bedrag: gebruik deze schakelaar als de sponsor (deels) met diensten betaalt in plaats van geld. Bij een aangepast bedrag vul je het bedrag in dat daadwerkelijk gefactureerd moet worden.

Teksten en Accountmanager

Contracttekst: aanvullende tekst die specifiek op dit contract moet verschijnen.
Opmerkingen: interne notities die niet zichtbaar zijn voor de sponsor.
Accountmanager: selecteer de persoon binnen de club die verantwoordelijk is voor dit contact.

Contracten beheren

In de lijstweergave kun je contracten snel bijwerken of inzien:

Snelstatus: wijzig de status van een contract direct in de lijst via het dropdownmenu.
Voldaan: gebruik de schakelaars in de kolom 'Voldaan' om snel aan te geven welke contracten financieel zijn afgerond.
Importeren: via de knop Import kun je grotere aantallen contracten tegelijk inladen.
Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om te filteren op sponsornaam of product.

Factureringsschemas

Zodra een contract is aangemaakt, kun je via het tabblad Factureringsschemas (bovenaan in het bewerkingsscherm) vastleggen wanneer en welk bedrag er gefactureerd moet worden.

Klik op het tabblad Factureringsschemas.
Klik op + Factureringsschema aanmaken.
Vul het Jaar en het Bedrag in dat voor dat specifieke jaar gefactureerd moet worden.
Sla de wijzigingen op.

Vervolgens klik je rechts onderin de pagina op "Opslaan" om het contract op te slaan.

Het sponsoroverzicht tonen op de website