Sponsor toevoegen

Binnen de sponsoradministratie heb je een centraal overzicht van alle bedrijven en organisaties die de vereniging steunen. In dit overzicht kun je snel zoeken, filteren en nieuwe sponsoren aanmaken.

Sponsor toevoegen

Om een nieuwe sponsor aan te maken, ga je in het linkermenu naar Sponsoradministratie en klik je op Sponsoren. Klik vervolgens rechtsboven op de oranje knop + Sponsor aanmaken.

Gegevens van de sponsor

Bij het aanmaken of bewerken van een sponsor zijn de gegevens verdeeld over verschillende blokken:

Algemeen

• Debiteurennummer: vul hier het nummer of kenmerk in dat je voor deze sponsor gebruikt in de (financiële) administratie.

• Status: geef aan in welke fase de sponsor zich bevindt:

  • Aangemeld: de sponsor staat in het systeem.

  • Prospect: een potentiële sponsor voor de toekomst.

  • In behandeling: er loopt momenteel een actie of gesprek.

  • Actief: de sponsor sponsort de vereniging op dit moment.

  • Beëindigd: de sponsor sponsort de vereniging niet meer.

• Voorvoegsel bedrijfsnaam: hier kun je bijvoorbeeld 'Bouwbedrijf' of 'Bakkerij' invullen.

• Bedrijfsnaam: de officiële naam van de sponsor.

• Contactpersoon: selecteer hier de primaire contactpersoon voor deze sponsor.

Adresgegevens

In de blokken Bezoekadres en Postadres vul je de straat, het huisnummer, de postcode en de woonplaats in. Het postadres kan afwijken als de sponsor bijvoorbeeld een postbus gebruikt.

Overige gegevens en Mailing

• Contactinformatie: vul hier het telefoonnummer, mobiel nummer, fax en de website in. De website-link wordt ook getoond in het sponsoroverzicht op de verenigingswebsite.

• Zakelijke gegevens: voeg het KvK-nummer en het BTW-nummer toe voor een volledige administratie.

• Mailing: met de schakelaar Ontvanger mailing bepaal je of deze sponsor wordt meegenomen in mailings die specifiek aan sponsoren gericht zijn.

Weergave en Logo

• Tekst sponsorpagina: deze tekst wordt getoond op de website wanneer een bezoeker de specifieke pagina van deze sponsor bekijkt.

• Logo: sleep een logo naar het kader of klik op 'Bladeren' om een bestand te selecteren. Gebruik hiervoor een .jpg of .png bestand (geen pdf).

• Opmerkingen: dit veld is voor interne notities en memo's. Deze informatie is nooit zichtbaar op de website.

Accountmanager

Hier selecteer je welke persoon binnen de vereniging het contact met deze sponsor beheert. Ook zie je hier direct aan hoeveel contracten de sponsor gekoppeld is.

Factuur- en betalingsgegevens

Onder Factuurgegevens vul je de specifieke gegevens in die op de factuur moeten komen te staan, zoals een afwijkende factuurnaam of e-mailadres. In het blok Betalingsgegevens kun je het IBAN en de tenaamstelling van de rekeninghouder vastleggen.

Sponsoren beheren

In het hoofdoverzicht (de lijstweergave) kun je direct acties uitvoeren:

• Importeren: gebruik de knop Import om meerdere sponsoren tegelijk in te laden via een bestand.

• Status wijzigen: je kunt de status van een sponsor direct in de lijst aanpassen via het dropdownmenu in de kolom 'Status'.

• Zoeken en filteren: gebruik de zoekbalk rechtsboven of de verschillende tabbladen (zoals 'Standaard' of 'Custom weergave') om snel de juiste informatie te vinden.