Teams/groepen indelen

In Club-assistent deel je eenvoudig je teams in. De leden worden automatisch ingeladen, waarna je ze naar het juiste team kunt verslepen. Je kunt hierbij de teamindeling van het vorige seizoen bekijken en vergelijken met het huidige seizoen.

Om je team in te delen ga je in het menu naar Teams, Trainingen & Wedstrijden. Vervolgens klik je op de pagina op de tab Teams indelen of Groepen indelen.

In het scherm zie je twee hoofdkolommen:

• Links (Bron): hier zie je de teamindeling van het bronseizoen (bijvoorbeeld het vorige seizoen). Je kunt hier ook filteren op alle leden.

• Rechts (Doel): hier zie je de teams voor het geselecteerde doelseizoen (het huidige of volgende seizoen).

Filters en weergave

Aan de linkerzijde kun je gebruikmaken van uitgebreide filters om de juiste leden te vinden. Je kunt filteren op:

• Teamrol, geboortejaar, leeftijd, naam of clubrol.

• Alleen leden tonen die nog niet zijn ingedeeld: vink deze optie aan om direct te zien wie er nog een plekje nodig heeft in het nieuwe seizoen.

Switchen naar wachtlijst of leden

Bovenin het scherm kun je wisselen tussen verschillende tabbladen:

• Teamleden indelen: om leden van team naar team te verplaatsen.

• Leden indelen: om alle actieve leden te bekijken.

• Wachtlijst indelen: gebruik deze tab als je proeflessers wilt indelen in een team.

Het indelen van leden werkt via een eenvoudige sleepbeweging:

• Lid verslepen: klik met je linkermuisknop op een lid, houd deze ingedrukt en sleep het lid naar het juiste team in de rechterkolom (het doelseizoen).

• Meerdere leden tegelijk: selecteer meerdere leden, laat de muisknop los en druk vervolgens weer lang in op de selectie om de hele groep in één keer te verslepen.

Gevolgen voor de administratie

Zodra een lid naar een ander team wordt verplaatst, krijgt het lid automatisch een afmelddatum bij het oude team.

Let op: als deze afmelddatum binnen de contributieperiode valt, kan het voorkomen dat een lid voor beide groepen gefactureerd wordt. Om dit te voorkomen kun je bij Instellingen > Clubinstellingen > Contributie de optie Trainingsuren wissel in periode aanvinken. De uren van het oude team tellen dan niet meer mee.

Om een lid uit te schrijven bij een team ga je eerst naar het team en zoek je het lid op bij de teamleden. Klik op het lid om de detailpagina te openen. In het blokje 'Periode' voeg je vervolgens de einddatum in bij 'Datum tot'.

Vanaf die datum zal het lid niet meer in de aanwezigheid worden meegenomen. Ook zal het lid voor de contributie niet meer worden geteld als teamlid vanaf die datum. Let op: de ingevoerde datum is de laatste dag dat het lid nog bij het team hoort. Zit dit lid in meerdere teams of groepen, dan hoef je alleen de aanpassing te verwerken bij het team of de groep waar het lid daadwerkelijk stopt.

Zijn er in het blokje 'Periode' helemaal geen datums ingevuld bij 'Datum van' en 'Datum tot', dan is het lid standaard het gehele seizoen lid van het team.

Als een teamlid of groeplid niet alle aangeboden lessen of trainingen volgt, dan kun je dat vastleggen bij de teamleden.

Om de teamlid informatie toe te voegen ga je in het linkermenu van Club-assistent naar "Teams, trainingen, wedstrijden". Vervolgens klik je het gewenste team uit in de lijst en klik je op het juiste teamlid om de extra informatie of de specifieke periode toe te voegen.

Als een teamlid niet het gehele seizoen meetraint in de groep, kun je de actieve periode instellen bij de details van dit teamlid. Op deze manier weet Club-assistent exact wanneer het lid onderdeel was van het team. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor het berekenen van de juiste contributie (zoals contributie op basis van uren).

Je stelt deze einddatum in via de volgende stappen:

• open de bewerkpagina van het betreffende teamlid (navigeer naar het team en klik op het lid).

• zorg dat je bovenaan in het scherm op het tabblad Algemeen staat.

• ga naar het blokje Periode aan de rechterkant van het scherm.

• vul bij Datum tot de einddatum in. Vanaf deze datum is het lid officieel uit het team.

• klik linksonder op de oranje knop Wijzigingen opslaan om de aanpassing te bevestigen.

Let op: als een lid niet alleen stopt in dit specifieke team, maar volledig stopt bij de vereniging, dan verwerk je dit niet hier. In dat geval vul je de afmelddatum in bij het lidmaatschap via de algemene Ledenadministratie.

Als een lid niet alle aangeboden trainingen van het team volgt, dan kun je dit eenvoudig per persoon specificeren.

• Bij het aanmaken of bewerken van een teamlid (via de oranje knop Teamlid aanmaken) zie je in de pop-up het blokje Trainingen.

• Vink in dit overzicht de specifieke trainingen aan die het lid wél volgt.

• Volgt het lid alle trainingen van dit team? Dan hoef je hier helemaal niets aan te vinken.

Als trainer of leider heb je ook de mogelijkheid om via de website (MyClub) individuele leden aan je team toe te voegen.

• Log in op de website en ga naar je MyClub pagina.

• Klik onder 'Mijn teams' op het betreffende team dat je wilt bewerken.

• Klik op de knop Lid toevoegen.

• Typ de naam in van het lid dat je wilt toevoegen en selecteer de juiste teamrol, bijvoorbeeld 'Veldspeler'.

• Klik nogmaals op Lid toevoegen om de actie te voltooien.

Tip: wil je een compleet team in één keer indelen? Dan is het handiger en sneller om de 'Teams indelen' functie in de beheeromgeving van Club-assistent te gebruiken, in plaats van leden één voor één via MyClub toe te voegen.

Om leden via de website te kunnen toevoegen, moet dit eerst door een beheerder geactiveerd zijn in de instellingen van Club-assistent.

• Ga in het linkermenu naar Instellingen en kies daar voor Teams, Groepen, Trainingen.

• Klap bovenaan de pagina het blok Teams overzicht en detail pagina uit.

• Scroll een stukje naar beneden tot je de instelling Lid toevoegen ziet.

• Zet hier het schuifje (de toggle) aan bij de optie om kaderleden leden te laten toevoegen.

• Klik helemaal onderaan de pagina op de oranje knop Instellingen opslaan om de wijziging door te voeren.