Commissie aanmaken

In Club-assistent heb je de mogelijkheid de structuur van je organisatie weer te geven. Dit doe je in de optie "Commissie aanmaken". Onder de commissie vallen alle takken van organisatie zoals het bestuur, jeugdcommissie etc. Als je lid bent van zo'n commissie kan je vergaderingen zien/inplannen, procedures, documenten en acties bekijken en/of toevoegen. Ook zie je hier de gegevens die voor jou van belang kunnen zijn van andere leden van de commissie.

Om een commissie toe te voegen ga je in Club-assistent naar "Activiteiten & commissies". Vervolgens klik je onder het kopje "Commissies & Procedures" op "Commissies". In dit overzicht zie je alle commissies. Vervolgens klik je op " Commissie aanmaken".

Commissie toevoegen

Op deze pagina beheer je de instellingen en details van een (nieuwe) commissie. Door de velden correct in te vullen, bepaal je hoe de commissie op de website verschijnt en welke rechten de commissieleden hebben.

Commissiegegevens

In het linkerblok vul je de algemene informatie over de commissie in:

Subcommissie van: hier kun je kiezen uit de reeds aangemaakte hoofdcommissies. Als je dit veld leeg laat, wordt de commissie die je nu aanmaakt automatisch als een hoofdcommissie beschouwd.
Commissienaam: vul hier de naam van de commissie in, bijvoorbeeld "Bestuur" of "Jeugdcommissie".
Omschrijving: gebruik de tekstverwerker om een duidelijke beschrijving van de commissie te geven. Je kunt hier tekst opmaken met dikgedrukte letters, lijsten of links.
Volgorde: bepaal de positie van de commissie op de website. De nummering loopt van 0 tot 10.000. Een lager getal (zoals 0) zorgt ervoor dat de commissie bovenaan de lijst komt te staan. Bij gelijke getallen wordt de volgorde willekeurig bepaald.
Publiceren: zet deze schakelaar aan om de commissie daadwerkelijk op de website te tonen.
Weergeven: kies hier voor wie de commissie zichtbaar is. Selecteer de optie voor ingelogde leden als de informatie niet openbaar toegankelijk mag zijn.
Archief: hiermee kun je een commissie die niet meer actief is archiveren zonder deze volledig te verwijderen

Teamrechten

In het rechterblok bepaal je wat commissieleden kunnen inzien en doen op de specifieke teampagina's van de vereniging:

Mag contactgegevens van leden bekijken op teampagina's: wanneer je deze schakelaar activeert, kunnen ingelogde commissieleden de contactgegevens van alle teamleden inzien. Deze instelling is direct van toepassing op alle teams.
Mag gegevens van leden aanpassen op teampagina's: hiermee geef je commissieleden de bevoegdheid om acties uit te voeren die normaal gesproken voor een trainer of coach zijn weggelegd, zoals het versturen van e-mails naar teamleden.

Opslaan

Onderaan de pagina vind je de knoppen om je wijzigingen te verwerken:

Aanmaken: slaat de commissie op en keert terug naar het overzicht.
Aanmaken & nieuwe aanmaken: slaat de huidige commissie op en opent direct een leeg formulier voor de volgende commissie.
Annuleren: hiermee sluit je het venster zonder de wijzigingen op te slaan.

Subcommissies aanmaken

Binnen het overzicht van een hoofdcommissie kun je eenvoudig een subcommissie toevoegen zonder de huidige pagina te verlaten. Dit gebeurt via een pop-upvenster, zodat je snel en efficiënt je organisatiestructuur kunt opbouwen.

Het formulier 'Commissie aanmaken'

Zodra je op de knop Commissie aanmaken hebt geklikt, opent het venster met de volgende velden:

Commissienaam: geef de subcommissie een duidelijke naam.
Omschrijving: vul hier de details en het doel van de subcommissie in. Je kunt de tekst opmaken met de beschikbare editor.
Volgorde: geef aan op welke positie deze subcommissie moet verschijnen ten opzichte van andere subcommissies onder dezelfde hoofdcommissie (0 is bovenaan).
Publiceren: gebruik de schakelaar om de commissie direct zichtbaar te maken op de website.
Weergeven: selecteer de gewenste doelgroep voor de weergave van deze commissiegegevens.
Archief: laat deze schakelaar uitstaan bij een nieuwe commissie.

Teamrechten configureren

Aan de rechterkant van de pop-up bepaal je direct de bevoegdheden voor de leden van deze specifieke subcommissie:

Mag contactgegevens van leden bekijken op teampagina's: hiermee geef je commissieleden toegang tot de contactinformatie van teamleden op alle teampagina's.
Mag gegevens van leden aanpassen op teampagina's: hiermee krijgen commissieleden de mogelijkheid om acties uit te voeren zoals het mailen van teamleden, vergelijkbaar met de rechten van een trainer of coach.

Opslaan en voltooien

Onderaan het venster vind je drie actieknoppen om het proces af te ronden:

Aanmaken: slaat de subcommissie op en sluit de pop-up, waarna je de nieuwe commissie in het overzicht ziet staan.
Aanmaken & nieuwe aanmaken: slaat de gegevens op en opent direct een nieuw, leeg formulier voor een volgende subcommissie.
Annuleren: hiermee breek je het proces af en worden er geen gegevens opgeslagen.

Hoofdcommissie toevoegen