Procedure toevoegen

Commissieprocedures beheren

Binnen Club-assistent kun je procedures vastleggen voor commissies. Dit zorgt voor structuur en duidelijkheid over de werkwijze binnen je organisatie. In het overzicht van een specifieke commissie kun je deze procedures beheren en inzien.

Een procedure toevoegen

Om een nieuwe procedure aan te maken voor een commissie, volg je deze stappen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Activiteiten & commissies.

• Klik onder de kop 'Commissies & Procedures' op Commissies.

• Selecteer de gewenste commissie en klik op het tabblad Commissieprocedures (of de relevante tab voor documentatie/procedures).

• Klik op de knop om een nieuw item toe te voegen.

Velden invullen

Bij het aanmaken van een procedure kun je de volgende gegevens invoeren:

• Procedurenaam: vul hier de naam in van de procedure, zodat direct duidelijk is waar het over gaat.

• Doel: beschrijf hier wat je met deze procedure wilt bereiken. Wat is het uiteindelijke resultaat?

• Verantwoordelijke: geef aan welk commissielid of welke functie verantwoordelijk is voor de uitvoering of het actueel houden van deze procedure.

• Publiceren voor: bepaal wie deze procedure mag inzien. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

  • Ingelogde leden: dit is de standaardinstelling; alleen leden met een account kunnen de procedure zien.

  • Iedereen: de procedure is openbaar beschikbaar.

  • Commissieleden: alleen de leden van de specifieke commissie hebben toegang.

Beheer en wijzigingen

Zodra een procedure is opgeslagen, verschijnt deze in de lijst. Je kunt de volgende acties uitvoeren:

• Bewerken: gebruik het potlood-icoon aan de rechterkant om de tekst of de instellingen van een procedure aan te passen.

• Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon als een procedure niet meer relevant is en verwijderd moet worden.

• Zoeken: gebruik de zoekbalk boven de lijst om snel een specifieke procedure terug te vinden op basis van de naam of inhoud.

Zorg dat je na het invullen van de velden altijd op Opslaan klikt om de gegevens definitief te bewaren.

Een procedure toevoegen

Om een nieuwe procedure aan te maken, doorloop je de volgende stappen:

• Ga in het hoofdmenu naar Activiteiten & commissies.

• Klik onder de kop 'Commissies & Procedures' op Commissies.

• Selecteer de gewenste commissie en klik op het tabblad voor procedures (bijvoorbeeld Commissiedocumenten of een specifiek procedure-tabblad).

• Klik op de knop om een nieuw item aan te maken.

Velden invullen

Bij het toevoegen van een procedure kun je de volgende velden invullen:

• Procedurenaam: voeg hier de naam in van de procedure.

• Doel: vul hier in wat het doel is van de procedure. Wat wil je bereiken?

• Omschrijving: omschrijf hier de procedure.

• Verantwoordelijke: wie is verantwoordelijk voor deze procedure?

• Publiceren voor: wie mag deze procedure bekijken? Dit staat standaard op 'ingelogde leden'. Andere opties zijn 'iedereen' of 'commissieleden'.

Beheer in het overzicht

In het overzichtsscherm kun je de opgeslagen procedures beheren:

• Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om een specifieke procedure te vinden.

• Bewerken: klik op het potlood-icoon aan de rechterkant om een bestaande procedure aan te passen.

• Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon om een procedure te wissen.

Klik na het invullen of wijzigen van de gegevens op Opslaan om de procedure definitief op te slaan.

Let op:

Nadat een procedure is aangemaakt, kun je vastleggen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Dit doe je door functies of rollen te koppelen onder het tabblad 'Uitvoerenden'.

Een uitvoerende toevoegen

Om een uitvoerende aan de procedure te koppelen, doorloop je de volgende stappen:

• Ga in het hoofdmenu naar Activiteiten & commissies.

• Klik onder de kop 'Commissies & Procedures' op Procedures.

• Selecteer de procedure die je wilt bewerken.

• Klik op het tabblad Uitvoerenden.

• Klik rechtsboven op de oranje knop Uitvoerende aanmaken.

Velden invullen

Bij het toevoegen van een uitvoerende kun je de volgende gegevens invullen:

• Commissiefunctie: selecteer hier de specifieke functie binnen een commissie die bij deze procedure hoort.

• Teamrol: kies hier een specifieke rol binnen een team (zoals trainer of leider) die verantwoordelijk is voor de uitvoering.

• Stappen: geef hier eventueel aan bij welke specifieke stappen van de procedure deze uitvoerende betrokken is.

Beheer van uitvoerenden

In het overzichtsscherm kun je de gekoppelde uitvoerenden beheren:

• Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om snel een specifieke functie of rol in de lijst te vinden.

• Bewerken: klik op het potlood-icoon aan de rechterkant van een regel om de koppeling aan te passen.

• Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon om een uitvoerende van deze procedure te ontkoppelen.

Klik na het invoeren of wijzigen van de gegevens op Opslaan om de uitvoerende definitief aan de procedure te koppelen.

Binnen een procedure kun je documenten toevoegen om de stappen verder te verduidelijken. Je kunt hierbij instellen of leden het document verplicht moeten lezen en hoe vaak zij dit opnieuw moeten doen.

Een document toevoegen

Om een document aan de procedure te koppelen, doorloop je de volgende stappen:

• Ga in het hoofdmenu naar Activiteiten & commissies.

• Klik onder de kop 'Commissies & Procedures' op Procedures.

• Selecteer de betreffende procedure en klik op het tabblad Documenten.

• Klik rechtsboven op de oranje knop Document aanmaken.

Velden invullen

Bij het toevoegen van een document kun je de volgende gegevens invullen:

• Procedure: hier wordt de procedure getoond waar je stappen aan gaat toevoegen. Is dit niet de juiste, klik dan rechts onderin op 'Annuleren'.

• Procedurestap: selecteer hier de specifieke procedurestap waar het document aan gekoppeld dient te worden.

• Documentnaam: vul hier de naam in van het document.

• Omschrijving: hier is ruimte voor een toelichting op het document.

• Document: klik op deze knop om het bestand te selecteren en te uploaden vanaf je computer.

• Verplicht lezen: hier wordt geregistreerd of de commissieleden het document hebben gelezen. Als je dit aanvinkt, is het verplicht voor de gekoppelde commissieleden om het document te lezen.

• Geldigheidsperiode gelezen: geef aan binnen welke tijd het document gelezen moet zijn. Dit staat standaard op 'geen', maar je kunt ook kiezen voor een jaar, een kwartaal of een maand.

• Publicatiedatum huidige documentversie: hier wordt de tijd en datum ingevuld wanneer het document is gepubliceerd. Wil je deze datum resetten en de leesregistratie voor iedereen opnieuw starten, klik dan op de knop 'Release datum resetten'.

Beheer van documenten

In het overzicht van het tabblad Documenten kun je de bestanden beheren:

• Bewerken: gebruik het potlood-icoon om instellingen zoals de leesplicht of de omschrijving aan te passen.

• Verwijderen: gebruik het prullenbak-icoon om een document van de procedure los te koppelen.

• Zoeken: gebruik de zoekbalk om snel het juiste document te vinden op basis van de naam.

Klik na het invoeren of wijzigen van de gegevens op Opslaan om de koppeling definitief te maken.