Vergadering plannen

Je gaat in Club-assistent naar 'Activiteiten, planning & commissies'. Vervolgens klik je onder het kopje 'Commissies & Procedures' op 'Commissies'. Dan klik je op het plusje voor de commissie waar je een vergadering voor wilt inplannen. Vervolgens scroll je naar beneden tot je 'Commissievergaderingen' ziet staan, en hier klik je rechts op "Item toevoegen". 

Indien je geen nieuwe vergadering wilt toevoegen, maar een huidige vergadering wilt aanpassen, dien je te klikken op de vergadering die je wilt aanpassen
 

Commissievergadering aanmaken

Op deze pagina leg je de details vast voor een nieuwe commissievergadering. Door de velden nauwkeurig in te vullen, zorg je ervoor dat de agenda van de commissie en de eventuele algemene kalender up-to-date blijven.

Details van de vergadering

Vul de volgende velden in om de vergadering te plannen:

• Commissie: selecteer de betreffende commissie in het uitklapmenu. Controleer goed of je de juiste commissie selecteert; mocht dit niet het geval zijn, klik dan onderaan op 'Annuleren' om opnieuw te beginnen.

• Datum: vul hier de datum in waarop de vergadering plaatsvindt.

• Tijdstip van / tot: geef hier de starttijd en de verwachte eindtijd van de vergadering aan.

• Locatie: voer de ruimte of plek in waar de vergadering wordt gehouden.

• Omschrijving: gebruik de tekstverwerker om de agenda of een korte toelichting van de vergadering te typen. Je kunt hier tekst opmaken met dikgedrukte letters, lijstjes of links.

Publicatie en reservering

Onderaan het formulier bepaal je wie de vergadering kan zien en of er een ruimte gekoppeld moet worden:

• Publiceren: je hebt hier drie keuzes:

  • Niet publiceren: de vergadering wordt niet getoond in de agenda's (dit is de standaardinstelling).

  • Publiceren voor commissieleden: de vergadering is alleen zichtbaar voor de leden van de geselecteerde commissie.

  • Publiceren in algemene kalender: de vergadering wordt voor de hele vereniging zichtbaar in de hoofdopzet van de kalender.

• Reservering: indien gewenst kun je hier direct een specifieke reservering (zoals een bestuurskamer of kantinegedeelte) koppelen aan de vergadering.

Opslaan

Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd, heb je onderaan drie opties:

1. Aanmaken: de vergadering wordt opgeslagen en je keert terug naar het overzicht.

2. Aanmaken & nieuwe aanmaken: de vergadering wordt opgeslagen en er opent direct een leeg formulier voor een volgende vergadering.

3. Annuleren: de invoer wordt afgebroken en er wordt niets opgeslagen.

Klik vervolgens rechts onder in de pagina op "Opslaan" om de vergadering op te slaan. De vergadering is nu ingepland!

 

Ga op de website naar "Inloggen", en log in met je inloggegevens. Deze knop staat over het algemeen boven op de website in een balk. Ga vervolgens naar 'Mijn commissies' en klik op de juiste commissie. Vervolgens klik je op "Vergaderingen". Nu verschijnt onder deze knop "Vergadering inplannen" klik daar op. 

Nu zie je een schema van deze week en daar boven de ruimtes waar je de vergadering kunt inplannen. Je kunt boven aan de pagina een ruimte selecteren. En in het schema kan je klikken op de gewenste tijd en dag. Rechts boven het schema staan pijltjes om naar de vorige en volgende week te gaan. Klik in het schema op de gewenste tijd en vul het formulier in. 
 

Omschrijving*	Vul hier een omschrijving van de vergadering in
Datum*	Vul hier de datum van de vergadering in.
Locatie	Waar vindt de vergadering plaats?
Start*	Vul hier in hoe laat de vergadering begint.
Einde*	Vul hier in tot hoe laat de vergadering naar verwachting duurt.
Publiceren	Vink dit aan om de vergadering niet alleen in de commissieplanning op te nemen, maar ook in de algemene agenda van de vereniging.
Bijlage	Upload optioneel een bijlage bij je vergadering, zoals bijvoorbeeld de agenda.
Gegevens mailen naar commissieleden	Vink dit aan om de details van de vergadering naar alle commissieleden te mailen.

* Dit item moet verplicht ingevuld worden. 

Klik rechts onder in het scherm op 'Opslaan' om de vergadering in te plannen.