Materialen beheren

Binnen Club-assistent kun je de inventaris van de vereniging nauwkeurig bijhouden via de module Materiaalbeheer. Dit is ideaal voor het registreren van sportmaterialen, gereedschappen of andere club-eigendommen.

Een nieuw materiaal toevoegen

Om een specifiek item toe te voegen aan de inventaris, ga je in het linkermenu naar Materiaalbeheer en klik je op Materialen. Klik vervolgens rechtsboven op de oranje knop Materiaal aanmaken.

In het scherm 'Materiaal aanmaken' vul je de volgende gegevens in:

• Categorie: selecteer in het dropdownmenu de categorie waartoe het materiaal behoort (zorg dat je eerst categorieën hebt aangemaakt via het menu 'Categorieën' onder Materiaalbeheer).

• Inventarisnummer: vul hier het unieke nummer in waaronder het object bekend is binnen de clubadministratie.

• Omschrijving: geef een duidelijke beschrijving van het materiaal, zodat voor iedereen helder is om welk item het gaat.

• Tooltip: hier kun je extra informatie kwijt die zichtbaar wordt in MyClub. Dit is een handige plek voor instructies over het gebruik of onderhoud van het materiaal.

Opslaan en voltooien

Wanneer je alle velden hebt ingevuld, heb je onderaan drie opties:

1. Aanmaken: het materiaal wordt opgeslagen en je keert terug naar het overzicht.

2. Aanmaken & nieuwe aanmaken: het materiaal wordt opgeslagen en er opent direct een nieuw leeg formulier. Dit is handig als je een hele reeks materialen achter elkaar wilt invoeren.

3. Annuleren: je keert terug naar het overzicht zonder de gegevens op te slaan.

Gegevens invullen

Wanneer je een nieuwe uitlening registreert, vul je de volgende velden in:

• Materiaal object: selecteer hier in het dropdownmenu het specifieke object dat wordt uitgeleend. Indien het materiaal nog niet in de lijst staat, moet je dit eerst aanmaken via de module 'Materialen'.

• Lid: zoek en selecteer hier de naam van het lid dat de materialen heeft meegenomen.

• Datum uitgeleend: klik op het kalender-icoontje om de datum te selecteren waarop het item is meegegeven.

• Datum ingeleverd: vul hier de datum in waarop je verwacht dat het materiaal weer terug is, of laat dit veld leeg als de inleverdatum nog niet bekend is.

• Opmerkingen: hier kun je extra details noteren, zoals de staat van het materiaal bij uitgifte of specifieke afspraken over het gebruik.

Opslaan en voltooien

Onderaan het scherm heb je de keuze uit drie acties:

1. Aanmaken: de uitlening wordt opgeslagen en je keert terug naar het overzicht van alle uitgeleende materialen.

2. Aanmaken & nieuwe aanmaken: de uitlening wordt opgeslagen en er opent direct een nieuw, leeg formulier. Dit is ideaal wanneer je meerdere items aan verschillende personen tegelijk uitgeeft.

3. Annuleren: hiermee breek je de actie af en worden er geen gegevens opgeslagen.

Binnen de module Materiaalbeheer heb je een centraal overzicht van alle uitleningen binnen de vereniging. Dit scherm is de spil voor het bewaken van je inventaris: je ziet in één oogopslag welk materiaal object bij wie is, wanneer het is meegegeven en of het al terug had moeten zijn.

Een uitlening registreren

Om vast te leggen dat een item is meegegeven aan een lid, navigeer je in het linkermenu naar Materiaalbeheer en klik je op Uitgeleende Materialen.

• Klik rechtsboven op de oranje knop Uitgeleend object aanmaken.

• In het scherm dat opent, vul je de volgende gegevens in:

  • Materiaal object: selecteer hier het specifieke object uit de lijst. Indien het materiaal nog niet in de lijst staat, dien je dit eerst aan te maken bij het menu-item 'Materialen'.

  • Uitgeleend aan: zoek en selecteer hier het lid dat de materialen heeft geleend.

  • Datum uitgeleend: de datum waarop het object is meegegeven.

  • Datum ingeleverd: vul hier de datum in waarop de spullen zijn teruggebracht, of de uiterlijke datum waarop je ze terug verwacht.

Overzicht en beheer

In de tabel van de uitgeleende materialen kun je de status van alle items monitoren en acties uitvoeren:

• Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om direct te filteren op een specifiek materiaal of de naam van een lid.

• Sorteren: door op de kolomkoppen zoals Datum uitgeleend of Datum ingeleverd te klikken, kun je de lijst chronologisch sorteren.

• Wijzigen: zie je aan de rechterkant het oranje icoontje (het potloodje)? Klik hierop om een registratie te bewerken, bijvoorbeeld om de inleverdatum in te vullen wanneer een lid het materiaal weer komt inleveren.

• Verwijderen: met het rode prullenbak-icoontje verwijder je een uitlening uit de historie.

• Bulk-acties: via de Import knop kun je grotere hoeveelheden uitleningen tegelijk uploaden via een spreadsheet.

• Ga in het linkermenu naar Materiaalbeheer en klik op Materialen.

• Klik in de lijst op het materiaal dat je wilt bekijken of bewerken (bijvoorbeeld 'Ballennet met 5 ballen').

• Bovenin het scherm zie je verschillende tabbladen. Klik op het tabblad Uitgeleende materialen.

Je krijgt nu een tabel te zien die specifiek voor dit item geldt:

• Uitgeleend aan: hier zie je de naam van het lid dat het item heeft geleend.

• Datum uitgeleend: de dag waarop het materiaal aan deze persoon is meegegeven.

• Datum ingeleverd: de datum waarop het item is teruggebracht. Staat hier een datum in het verleden of een streepje? Dan is het item nog niet officieel als 'ingeleverd' gemarkeerd.

Direct een nieuwe uitlening toevoegen

Omdat je al in het scherm van dit specifieke materiaal bent, kun je direct een nieuwe uitlening registreren voor dit object:

• Klik op de oranje knop Uitgeleend object aanmaken (rechtsboven de tabel).

• Omdat je al in dit materiaal werkt, hoef je alleen nog maar het Lid te selecteren en de Datums in te vullen.

• Klik op Opslaan.

Bestaande uitleningen wijzigen

In de tabel aan de rechterkant zie je bij elke regel twee icoontjes:

• Bewerken (oranje potloodje): gebruik dit om bijvoorbeeld de inleverdatum van dit specifieke item aan te passen als een lid het materiaal weer heeft ingeleverd.

• Verwijderen (rood prullenbakje): gebruik dit om een foutieve registratie volledig te wissen.