Commissiedocument toevoegen

Het is in Club-assistent eenvoudig om documenten toe te voegen aan een commissie. In deze tutorial wordt uitgelegd hoe je dit het beste kunt doen. Je kunt het doen via Club-assistent of via je MyClub pagina, het is maar net wat je voorkeur heeft.

Commissiedocument aanmaken

Via dit venster voeg je documenten toe aan een specifieke commissie. Je bepaalt hier niet alleen welk bestand je deelt, maar ook in welke map het komt te staan en wie het document mag inzien.

Documentgegevens

Vul de volgende velden in om het document correct te registreren:

Map: kies de map waarin het document moet worden opgeslagen. Als je geen map selecteert, wordt het document automatisch in de map 'Algemeen' geplaatst.
Toegevoegd door: selecteer je eigen naam uit de lijst.
Document: upload het bestand vanaf je computer door het in het vak te slepen of te klikken op 'Bladeren'.
Documentnaam: geef het document een duidelijke naam.
Omschrijving: hier kun je optioneel een korte toelichting op het document geven.

Publicatie-instellingen

Onder het kopje Publiceren voor bepaal je de zichtbaarheid van het document op de website. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

Commissieleden: het document is alleen zichtbaar voor de leden van deze specifieke commissie (standaardinstelling).
Iedereen: het document is openbaar en voor elke bezoeker van de commissiepagina zichtbaar.
Publiceren voor commissieleden (incl. hoofdcommissie): het document is zichtbaar voor leden van deze commissie én de bovenliggende hoofdcommissie.
Ingelogde clubleden: alleen leden van de vereniging die zijn ingelogd kunnen het document bekijken.
Niet publiceren: het document wordt nergens op de website getoond.

Opslaan

Gebruik de knoppen onderaan het venster om je actie af te ronden:

Aanmaken: slaat het document op en sluit het venster.
Aanmaken & nieuwe aanmaken: slaat het document op en opent direct een nieuw formulier voor een volgend document.
Annuleren: sluit het venster zonder het document op te slaan.

Documentmap aanmaken

Om documenten overzichtelijk te ordenen, kun je ze indelen in mappen en submappen.

Ga in Club-assistent naar 'Activiteiten & commissies'.
Klik vervolgens onder de kop 'Commissies & Procedures' op 'Commissies'.
Vervolgens klik je voor de juiste commissie op het plusje.
In het lijstje dat opent, zoek je de Documentmappen op (onder Commissiedocumenten).
Klik vervolgens rechts naast Documentmappen op 'Documentmap aanmaken' om een nieuwe map aan te maken.

Je wordt vervolgens gevraagd de volgende gegevens in te vullen:

Submap van	Selecteer een map als je wilt dat de nieuwe map in een map komt. Als je niets selecteert, wordt de map een hoofdmap.
Mapnaam	Geef je map een naam.
Omschrijving	Omschrijf eventueel de map en welke documenten in deze map zitten.
Toegevoegd door	Hier kies je je naam uit de selectielijst.
Publiceren voor	Bepaal wie de documentmap mag bekijken. De commissiepagina is bereikbaar via de website en kan door iedereen worden bekeken. Afhankelijk van deze instelling kan je documentmap op de commissiepagina worden getoond. Commissieleden (standaardinstelling) Iedereen Commissieleden (inclusief de hoofdcommissie) Ingelogde clubleden Niet publiceren Alle documenten in deze map zijn automatisch alleen bereikbaar voor de mensen die toegang hebben tot de map.

Onderaan het venster vind je drie oranje knoppen waarmee je de actie kunt voltooien of afbreken:

Aanmaken: met deze knop sla je de huidige documentmap op. Het venster sluit direct en je keert terug naar het overzicht van de commissie.
Aanmaken & nieuwe aanmaken: hiermee sla je de huidige map op, maar blijft het venster open. Er verschijnt direct een nieuw, leeg formulier zodat je achter elkaar meerdere mappen kunt aanmaken.
Annuleren: als je op deze knop klikt, wordt de map niet opgeslagen en sluit het venster. Eventueel ingevulde gegevens gaan dan verloren.

Je kunt commissiedocumenten voortaan toevoegen aan deze map en bestaande commissiedocumenten naar deze map verplaatsen.

Documenten toevoegen via MyClub

Documenten en foto's uploaden via je eigen Club-app.

Lees meer

Document*	Upload een document vanaf je computer.
Naam*	Geef je document een naam.
Omschrijving	Omschrijf hier eventueel het document.
Map	Selecteer een map waar het document aan toegevoegd mag worden.
Publiceren	Bepaal wie de documentmap mag bekijken. De commissiepagina is bereikbaar via de website en kan door iedereen worden bekeken. Afhankelijk van deze instelling kan je documentmap op de commissiepagina worden getoond. Commissieleden (standaardinstelling) Iedereen Commissieleden (inclusief de hoofdcommissie) Ingelogde clubleden Niet publiceren Alle documenten in deze map zijn automatisch alleen bereikbaar voor de mensen die toegang hebben tot de map.

* Dit item moet verplicht ingevuld worden.

Vervolgens klik je op 'Opslaan' om het document toe te voegen.

Documenten indelen in mappen via MyClub

Ga naar de website, en klik bovenaan op de pagina op inloggen.
Log in met de inloggegevens van je MyClub pagina. Heb je deze nog niet? Klik dan op wachtwoord vergeten om een wachtwoord in te stellen.
Zodra je ingelogd bent, kom je terecht op jouw MyClub pagina.
Vervolgens scroll je naar beneden tot je de kop 'Mijn commissies' ziet.
Klik op de commissie waar je mappen of documenten aan wilt toevoegen. Je ziet nu het scherm dat hiernaast wordt afgebeeld.
Klik onder je commissienaam op het tabje 'Documenten'.

Nu zie je links de bestaande mappen, en rechts de documenten in die map. Om een nieuwe map toe te voegen, klik je op 'Nieuwe map'. Nu verschijnt er een scherm met de volgende opties:

Naam*	Geef de map een naam
Omschrijving	Omschrijf hier eventueel de map en welke documenten erin zitten.
Publiceren	Bepaal wie de documentmap mag bekijken. De commissiepagina is bereikbaar via de website en kan door iedereen worden bekeken. Afhankelijk van deze instelling kan je documentmap op de commissiepagina worden getoond. Commissieleden (standaardinstelling) Iedereen Commissieleden (inclusief de hoofdcommissie) Ingelogde clubleden Niet publiceren Alle documenten in deze map zijn automatisch alleen bereikbaar voor de mensen die toegang hebben tot de map.
Submap van	Selecteer een map als je wilt dat de nieuwe map in een andere map komt. Als je niets selecteert, wordt de map een hoofdmap.

* Dit item moet verplicht ingevuld worden.

Vervolgens klik je op "Opslaan" om de map toe te voegen.

Je kunt bestaande mappen aanpassen door met je muis over de naam van de map te gaan en dan op het potloodje te klikken .

Documenten verplaatsen via Myclub

Je kunt een document naar een andere map verplaatsen door met je muis over het document te gaan. Je zie je muis dan veranderen naar een sleepknop (zie de afbeelding hiernaast). De map waarvan de naam dikgedrukt is, is de map waar het bestand nu in staat. Klik en sleep je bestand naar een andere map om hem te verplaatsen.