Commissiefunctie en -lid toevoegen/ verwijderen

Om commissiefuncties toe te voegen ga je in Club-assistent naar "Activiteiten & commissies". Vervolgens klik je onder het kopje "Commissies & Procedures" op "Commissiefuncties". In dit overzicht zie je alle commissiefuncties. Vervolgens klik je op "Commissiefunctie aanmaken" om een functie te toe voegen.

Commissiefunctie aanmaken

In dit scherm maak je een nieuwe functie aan die binnen een commissie gebruikt kan worden. Je bepaalt hier de naam, de zichtbaarheid en de inhoudelijke invulling van de functie.

Commissiefunctie

In het linkergedeelte van het scherm vul je de basisinstellingen van de functie in:

• Functienaam: vul hier de naam van de betreffende functie in.

• Functiedetails publiceren voor: geef aan wie de uitgebreide functieomschrijving mag bekijken op de website. Je kunt kiezen uit:

  • Iedereen

  • Ingelogde leden

  • Commissieleden

  • Niet publiceren

Omschrijvingen

Aan de rechterkant kun je de inhoud van de functie verder specificeren met behulp van verschillende tekstvelden:

• Functieomschrijving: geef hier een algemene beschrijving van de functie.

• Taken: som hier de specifieke taken op die bij de functie horen.

• Verantwoordelijkheden: beschrijf de verantwoordelijkheden die de persoon in deze functie draagt.

• Overige informatie: ruimte voor aanvullende details die van belang zijn voor deze functie.

Acties

Onderaan de pagina vind je de knoppen om de invoer af te ronden:

• Aanmaken: slaat de functie op en keert terug naar het vorige scherm.

• Aanmaken & nieuwe aanmaken: slaat de huidige functie op en opent direct een nieuw invoerscherm voor een volgende functie.

• Annuleren: stopt het proces zonder de gegevens op te slaan.

Acties en verwijderen

Onderaan en rechtsboven in het scherm vind je de knoppen om je wijzigingen te verwerken of de functie te verwijderen:

• Wijzigingen opslaan: klik op de oranje knop om de aanpassingen definitief te maken.

• Annuleren: hiermee keer je terug naar het overzicht zonder de wijzigingen op te slaan.

• Verwijderen (Prullenbak-icoon): rechtsboven in het scherm vind je een prullenbak-icoon om de functie te verwijderen.

Let op! Bij het verwijderen kunnen er nog leden gekoppeld zijn aan de functie. Zorg dat deze eerst ontkoppeld worden voordat je de functie definitief verwijdert.

Om een lid aan een commissie te koppelen ga je in Club-assistent naar "Activiteiten & commissies". Vervolgens klik je onder het kopje "Commissies & Procedures" op "Commissies". In dit overzicht zie je alle commissies. Hier zoek je de juiste commissie en klik je voor deze commissie op het plusje.

Klik vervolgens onder het kopje "Commissieleden" rechts op "Item toevoegen". 

Commissieleden overzicht 

In dit overzicht krijg je een totaalbeeld van alle leden die gekoppeld zijn aan de verschillende commissies binnen de vereniging. Je kunt hier gegevens inzien, wijzigen en nieuwe leden aan een commissie toevoegen.

Overzicht van commissieleden

De tabel toont per regel welk lid welke rol vervult binnen een specifieke commissie. Je kunt de volgende gegevens direct in de lijst beheren of bekijken:

• Commissie: de naam van de commissie waaraan het lid is gekoppeld.

• Lidnaam: de naam van het betreffende lid uit de ledenadministratie.

• Commissiefunctie: de specifieke functie die het lid binnen de commissie bekleedt.

• Periode: geeft aan of de aanstelling doorlopend is of voor een specifieke termijn.

• E-mailadres: hier kies je welk e-mailadres (bijv. primair) wordt gebruikt.

• E-mailadres tonen: bepaal of het e-mailadres zichtbaar is op de website.

• Telefoonnummer: kies welk telefoonnummer getoond moet worden.

• Telefoonnummer tonen: bepaal de zichtbaarheid van het telefoonnummer.

• Mailbox: geeft aan of er een gekoppelde mailbox actief is (zichtbaar aan het groene vinkje).

Commissielid toevoegen

Om een nieuw lid aan een commissie toe te voegen, klik je rechtsboven op de oranje knop Commissielid aanmaken. In het scherm dat volgt, vul je de volgende gegevens in:

• Commissie: toon commissie. 

• Lidnaam: selecteer het juiste lid uit de ledenadministratie.

• Commissiefunctie: kies de functie die dit lid gaat uitvoeren. Als er geen functies beschikbaar zijn, moeten deze eerst worden aangemaakt onder 'Commissiefuncties'.

• Volgorde: bepaal de positie van het lid in de lijst op de website (0 tot 10.000). Een 0 zorgt voor een weergave bovenaan. Bij gelijke getallen is de volgorde willekeurig.

• Opmerking: hier kun je eventuele extra informatie over de aanstelling van dit lid noteren.

Acties

• Bewerken: klik op het oranje potlood-icoon aan de rechterkant van een regel om de gegevens van een specifiek commissielid te wijzigen.

• Import: gebruik de oranje 'Import' knop boven de tabel om grotere groepen leden tegelijk te verwerken.

• Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om snel een specifiek lid of een commissie te vinden.

• E-mailadres: kies hier of het primaire of secundaire e-mailadres van het lid getoond moet worden.

  Let op: als er voor de specifieke commissiefunctie al een e-mailadres is ingesteld, krijgt dat adres voorrang. Is dit niet het geval, dan worden de persoonlijke contactgegevens van het lid gebruikt (mits de eigen privacy-instellingen van het lid dit toestaan).

• E-mailadres tonen: deze instelling staat standaard op 'Altijd tonen'. Je kunt dit aanpassen naar:

  • Altijd tonen voor ingelogde leden

  • Altijd tonen voor commissieleden

  • Nooit tonen op de commissiepagina

• Telefoonnummer: selecteer welk telefoonnummer je wilt tonen. Standaard staat dit ingesteld op 'Telefoonnummer 1'.

• Telefoonnummer tonen: dit staat standaard op 'Altijd tonen'. Je hebt hier dezelfde keuzemogelijkheden als bij het e-mailadres (ingelogde leden, commissieleden of nooit tonen).

• Commissie pasfoto: je kunt hier een specifieke pasfoto uploaden die bij de gegevens op de commissiepagina wordt getoond. Dit doe je door een bestand naar het veld te slepen of te klikken op 'Bladeren'.

• Mailbox: met deze schakelaar geef je aan of het commissielid toegang heeft tot de mailbox die aan de commissie is gekoppeld. Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Vervolgens klik je op "Opslaan" om het commissielid op te slaan.
Let op! De privacyinstellingen die het lid zelf in kan stellen overschrijven deze instellingen. 
 

Aan een commissiefunctie kan je gemakkelijk procedures toevoegen, deze procedures maken het gemakkelijker voor iemand om hun functie uit te voeren. 

Om een commissielid aan te melden bij de Atletiek Unie of de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie ga je naar de volgende pagina in de Club-assistent: "Activiteiten, planning & commissies".

Vervolgens klik je onder het kopje "Commissies & Procedures" op "Commissieleden". Hier selecteer je het commissielid naar keuze dat je als fucntionaris wilt aanmelden of afmelden bij de AU of KNGU.

In de rechterbovenhoek heb je de knop "Aanmelden/Afmelden bij de Atletiekunie" of "Functionaris aanmelden/Afmelden bij KNGU" klik hierop en vul een datum in vanaf wanneer dit lid een actief commissielid is.
Zorg dat de juiste AU of KNGU functie gekoppeld is voor dat je gaat aanmelden.