Clubrollen, lidsoorten en lidstatussen

Niet elk lid is op dezelfde manier bij de vereniging betrokken en daarnaast doet ook niet elk lid hetzelfde. Daarom hebben we bij Club-assistent clubrollen en lidsoorten in het leven geroepen. Hiermee geef je aan welke rol iemand vervult en hoe die rol verder uitgespecificeerd is. Hiernaast is niet elk lidmaatschap actief. We leggen je daarom ook uit hoe je status van een lid aanpast.

Voorbeelden van clubrollen

In het overzicht van clubrollen zie je welke rollen er momenteel geactiveerd zijn voor jouw vereniging. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Lid: de standaardrol voor actieve leden.

• Donateur: voor personen die de club financieel steunen zonder actief deel te nemen.

• Erelid: een bijzondere status voor leden met grote verdiensten.

• Proeflid: voor nieuwe aanmeldingen die tijdelijk meetrainen of kijken.

• Vrijwilliger: voor personen die zich inzetten voor de club, maar geen spelend lid zijn.

• Wachtlijst: voor personen die wachten op een plek binnen de vereniging.

• Relatie: voor externe contactpersonen of partners.

Instellingen per clubrol

In de tabel zie je per clubrol verschillende instellingen die bepalend zijn voor de verwerking in de administratie:

• Incasso: staat de schakelaar aan? Dan wordt deze rol meegenomen in de automatische incassoronden.

• Default status: de status die een nieuw persoon met deze rol automatisch krijgt (bijvoorbeeld 'Actief' of 'Aangemeld').

• Inschrijfgeld: het bedrag dat eenmalig in rekening wordt gebracht bij het toekennen van deze rol.

• Ca factuur: bepaalt of er voor deze rol facturen gegenereerd moeten worden vanuit Club-assistent.

Clubrollen aanpassen of toevoegen

Je kunt zelf bestaande rollen bewerken door op het oranje potloodje te klikken. Mis je echter een specifieke clubrol in het overzicht, of wil je dat één of meerdere rollen niet langer beschikbaar zijn voor jouw vereniging?

• Neem in dat geval contact met ons op via de module Support tickets.

• Geef duidelijk aan welke rol je wilt laten toevoegen of verwijderen, dan passen wij de configuratie voor je aan.

 

Je kunt de instellingen van bestaande clubrollen zelf beheren en aanpassen. Dit is belangrijk om te bepalen hoe nieuwe aanmeldingen worden verwerkt en welke financiële verplichtingen er aan een rol verbonden zijn.

Instellingen van de clubrol

Om een rol te bewerken, ga je naar Ledenadministratie > Leden > Clubrollen en klik je op de betreffende rol. Je kunt hier de volgende velden aanpassen:

• Bankgegevens vragen: zet de schakelaar bij Incasso aan als je wilt dat nieuwe leden direct bij hun aanmelding hun bankgegevens moeten invullen voor de automatische incasso.

• Default status: bepaal welke status een lid krijgt direct na de aanmelding. Je hebt de keuze uit:

  • Volgens inschrijfformulier: volgt de standaardinstelling van het formulier.

  • Aangemeld: het lid moet eerst handmatig worden geaccepteerd.

  • Actief: het lid is direct na aanmelding een actief lid.

• Activiteiten: vink dit aan als een lid met deze specifieke clubrol zelf activiteiten mag aanmaken (mits de module Activiteiten actief is).

• Profiel aanpassen formulier: selecteer welk formulier een lid te zien krijgt wanneer zij zelf hun gegevens willen wijzigen.

• Bevestigingsmail: kies welke automatische e-mail het lid ontvangt direct na het voltooien van het inschrijfformulier.

Financiële instellingen

Aan de rechterkant beheer je de kosten die verbonden zijn aan de clubrol:

• Inschrijfgeld: vul hier het bedrag in dat eenmalig in rekening wordt gebracht bij inschrijving. Let erop dat hiervoor een betalingsprofiel moet zijn ingesteld.

• Leergeld en inschrijfgeld: vink dit aan als je wilt dat het inschrijfgeld ook verschuldigd is wanneer een lid zich inschrijft via een subsidielocatie (zoals Stichting Leergeld).

• Ca factuur: deze instellingen worden specifiek gebruikt voor de berekeningen van Club-assistent zelf en hebben betrekking op de facturatie van het aantal actieve leden met deze rol.

Wijzigingen opslaan

Wanneer je de gewenste aanpassingen hebt gedaan, klik je linksonder op de oranje knop Wijzigingen opslaan. Wil je de wijzigingen niet doorvoeren? Klik dan op Annuleren.

De lidsoort is over het algemeen een specificering van de clubrol 'lid'. De lidsoort geeft in meer detail weer wat een lid doet bij de club. Iemand is bijvoorbeeld recreant of wedstrijdlid. Lidsoorten zijn niet voor alle clubs van toepassing en dit veld wordt dan ook niet altijd getoond. Ontbreekt er in jouw ogen een lidsoort? Laat het dan aan ons weten via Support tickets.

Overzicht standaard statussen

In het scherm Lidstatussen zie je een overzicht van de beschikbare statussen binnen jouw omgeving. Standaard zijn de volgende statussen aanwezig:

Status	Omschrijving	Contributie?
Aangemeld	Het lid is aangemeld, maar het lidmaatschap is nog niet goedgekeurd. Het lid heeft nog geen toegang om in te loggen.	Nee
Betaling in afwachting	Het lid is aangemeld maar heeft nog niet betaald. Er is nog geen toegang tot de app/website.	Nee
Actief	Het lid heeft een lopend lidmaatschap en is een actief lid van de vereniging.	Ja
Afgewezen	Het lid heeft zich aangemeld, maar de aanmelding is niet toegelaten of afgewezen.	Nee
Testaccount	Dit profiel is geen officieel verenigingslid, maar is aangemaakt om functies te testen.	Nee
Afgemeld	De persoon is uitgeschreven per de ingevulde afmelddatum.	Nee (vanaf afmelddatum)
Inactief	Leden die bij een import (bijv. vanuit Sportlink) niet meer als actief zijn aangemerkt, maar geen afmelddatum hebben.	Nee

Statussen beheren

Je kunt de details van een status inzien of wijzigen door op het oranje potloodje aan de rechterkant van de regel te klikken.

• Lidstatus aanmaken: met de oranje knop rechtsboven kun je handmatig een nieuwe status toevoegen als jouw vereniging een specifieke tussenvorm nodig heeft.

• Zoeken en Filteren: gebruik de zoekbalk rechtsboven om snel een specifieke status of omschrijving terug te vinden in de lijst.

Aanvullende statussen aanvragen

Mis je een specifieke lidstatus in deze lijst die essentieel is voor jouw administratie?

• Neem dan contact met ons op door een Support ticket aan te maken.

• Geef hierin aan welke status je mist en wat de regels voor deze status moeten zijn (bijvoorbeeld met betrekking tot de contributie-inning).

Per lid kun je aangeven wat zijn/haar clubrol, lidsoort of lidstatus is. Hoe je dat doet, lees je in de tutorial Lidgegevens bewerken.