Lidgegevens bewerken

Van tijd tot tijd veranderen de gegevens van een lid. Denk aan contactgegevens, betalingsgegevens, of soms sportgerelateerde gegevens zoals de Dan-graad bij judo. Deze gegevens kunnen op verschillende plaatsen worden aangepast door verschillende personen.

De ledenadministrateur heeft de bevoegdheid om lidgegevens aan te passen via Club-assistent. Daarnaast kunnen leden zelf hun gegevens aanpassen via hun MyClub/Mijn Club-assistent pagina. Tevens is het mogelijk om kaderleden de bevoegdheid te geven om lidgegevens aan te passen.

Alle Leden

In het overzicht Alle Leden heb je direct inzicht in het volledige ledenbestand van de vereniging. Vanuit dit centrale scherm kun je leden opzoeken, gegevens inzien en wijzigingen doorvoeren.

Een lid opzoeken en bekijken

Om de gegevens van een specifiek lid te bewerken, volg je deze stappen:

• Navigeer in het linkermenu naar Ledenadministratie > Leden > Alle Leden.

• Gebruik de zoekbalk rechtsboven in de tabel om snel te zoeken op naam, lidnummer of e-mailadres.

• Maak eventueel gebruik van de filters (icoon naast de zoekbalk) om de lijst te verfijnen op bijvoorbeeld lidmaatschap of status.

• Klik in de tabel op de regel van het lid om de volledige detailpagina te openen.

Gegevens bewerken

Zodra je op een lid hebt geklikt, opent het dossier. Hier kun je alle geregistreerde informatie aanpassen:

• Persoonsgegevens: pas namen, geboortedatums en contactgegevens aan.

• Adresgegevens: wijzig de adresinformatie indien een lid is verhuisd.

• Lidmaatschap: bewerk de actieve lidmaatschappen, clubrollen en bijbehorende kenmerken.

Let op: de beschikbare velden en tabbladen in het lidprofiel kunnen variëren. Dit is afhankelijk van de specifieke inrichting en behoeften van jouw club.

Handige functies in het overzicht

Naast het bewerken van individuele leden, biedt dit scherm enkele extra mogelijkheden:

• Lid aanmaken: gebruik de oranje knop Lid aanmaken rechtsboven om handmatig een nieuw persoon aan de administratie toe te voegen.

• Import: via de knop Import kun je groepsgewijs nieuwe leden uploaden of bestaande gegevens bijwerken via een bestand.

• Weergave wisselen: boven de tabel kun je schakelen tussen de weergaven Standaard, Compact ledenoverzicht of Supercompact om meer of minder kolommen tegelijk te tonen.

Leden bewerken

Wanneer je een lid hebt geselecteerd vanuit het overzicht, kom je in het scherm waar je alle details van dit lid kunt beheren. Dit scherm is verdeeld in overzichtelijke blokken zoals Persoonsgegevens, Adresgegevens en Contributie. Bovenaan het scherm vind je verschillende tabbladen (zoals Lidmaatschap, Documenten en Logboek) om specifieke informatie te raadplegen of te wijzigen.

Belangrijke velden bij Persoonsgegevens

Hoewel de meeste gegevens voor zich spreken, zijn er twee velden die bepalend zijn voor de status van de persoon binnen de vereniging:

• Clubrol: dit veld geeft aan wat de primaire rol van de persoon is binnen de club in de breedste zin van het woord. In de meeste gevallen staat dit op 'lid', maar je kunt hier ook kiezen voor rollen zoals 'donateur' of 'vrijwilliger'.

• Lidsoort: dit veld is een verdere specificering van de clubrol 'lid'. Hiermee geef je in meer detail aan wat voor type lidmaatschap iemand heeft, bijvoorbeeld 'recreant' of 'wedstrijdlid'.

Let op: de lidsoort is niet voor elke vereniging van toepassing. Als jouw club hier geen gebruik van maakt, wordt dit veld niet getoond in het formulier.

Wijzigingen opslaan

Nadat je de gewenste gegevens hebt aangepast, dien je deze altijd te bevestigen:

• Klik linksonder op de oranje knop Wijzigingen opslaan om de nieuwe gegevens definitief te maken.

• Wil je de wijzigingen toch niet doorvoeren? Klik dan op Annuleren om terug te keren naar het overzicht zonder de data op te slaan.

Lidmaatschap en Statusbeheer

Binnen het profiel van een lid beheer je niet alleen de persoonsgegevens, maar ook de administratieve status en de koppeling met de vereniging. Deze velden bepalen onder andere of een lid contributie betaalt en hoe zij in de administratie naar voren komen.

Administratieve kenmerken

De volgende velden zijn essentieel voor de juiste registratie van een lid:

• Relatiecode: vul hier de unieke code van het lid in. Afhankelijk van het type club kan dit ook het bondsnummer zijn.

• Accountstatus: dit veld geeft aan in welke fase het lidmaatschap zich bevindt:

  • Aangemeld: nieuwe aanmeldingen komen standaard met deze status binnen.

  • Actief: zet het lid op 'Actief' om de aanvraag te accepteren. Vanaf dit moment telt het lid mee voor de contributie-inning.

  • Wachtlijst/Afgewezen: gebruik deze opties om de instroom te beheren.

  • Afgemeld: pas de status aan naar 'Afgemeld' zodra een lid de club verlaat.

• Registratiedatum: de datum waarop het lid zich oorspronkelijk heeft aangemeld (ter administratieve controle).

• Lid sinds: de officiële ingangsdatum van het lidmaatschap. Deze datum is leidend voor het berekenen van de contributie.

• Afmelddatum: de datum waarop het lidmaatschap stopt. Vul dit veld in op het moment dat je ook de accountstatus wijzigt naar 'Afgemeld'.

• Opmerkingen / bijzonderheden: een vrij tekstveld voor interne notities die relevant zijn voor dit lid.

Lidmaatschappen bij omniverenigingen

Indien jouw organisatie een omnivereniging is, worden de verschillende sporten of disciplines beheerd onder het tabblad Lidmaatschap (of via Gekoppelde items). Hier kun je per lid meerdere lidmaatschappen toevoegen met de volgende details:

• Subvereniging: geef aan bij welke afdeling het lidmaatschap hoort, zoals 'Voetbal', 'Tennis' of 'Muziek'.

• Groep: selecteer de specifieke categorie waartoe het lid behoort (bijv. 'Handbal - Junioren - A'). Deze groepen zijn ideaal voor communicatiedoeleinden; je kunt hiermee eenvoudig een mailing sturen naar een hele doelgroep, ongeacht hun teamindeling.

Tip: zorg dat de 'Lid sinds' datum nauwkeurig is ingevuld bij omni-lidmaatschappen, zodat de facturatie per subvereniging correct verloopt.

Leden accounts

Onder het kopje Leden accounts zie je alle accounts die aan dit lidmaatschap verbonden zijn. Deze verschijnen automatisch onder het hoofdaccount zodra ze zijn toegevoegd.

In het overzicht zie je de volgende gegevens:

• Naam: de naam van de persoon die het account gebruikt.

• E-mail: het e-mailadres waarmee deze persoon kan inloggen in de Club-assistent app of op de website.

• Inloggen: een vinkje geeft aan of dit account de rechten heeft om in te loggen.

• Mailen: een vinkje geeft aan of dit account systeemmails (zoals uitnodigingen of mededelingen) ontvangt.

Accounts beheren

Hoewel leden dit vaak zelf regelen via MyClub, kun je als beheerder hier ook handmatig acties uitvoeren:

• Leden account aanmaken: klik op de oranje knop rechtsboven in het blok om handmatig een nieuw account toe te voegen.

• Bewerken: klik op het oranje icoontje met het potlood achter een account om de naam of het e-mailadres te wijzigen.

• Verwijderen: klik op het rode prullenbak-icoontje om een gekoppeld account te verwijderen.

Wanneer je een wijziging aanbrengt in een account of lidmaatschap, vergeet dan niet om de wijzigingen op te slaan.

Het is mogelijk om bij de leden documenten op te slaan. Dit doe je in Club-assistent door het bij het lid in gekoppelde items in de tabel Lid document een regel toe te voegen.

Titel	De naam die je het document wil geven
Publiceren voor lid	Mag het lid het document inzien en/of verwijderen

Als jouw club al een barcode registratiesysteem heeft van een andere leverancier, dan kun je de barcodes invoeren in de ledenadministratie en wordt de QR code in de app vervangen door een de ingevoerde barcode.

Met die barcode heb je bijvoorbeeld toegang tot het zwembad.
De barcode behoudt ook de functionaliteit die de QR code heeft zoals aanwezigheid scannen bij een training.

Als lid van de vereniging vind je een QR code op de MyClub pagina van de app. Dit is jouw digitale lidmaatschapskaart.

Onder de contactgegevens kun je alle telefoonnummers en e-mailadressen van een lid kwijt. Goed om te weten: in de app en op de website wordt altijd het eerste telefoonnummer en e-mailadres gebruikt. 

Vul hier de adresgegevens van het lid in.

Met de onderstaande instelling kun je een lid verbergen zodat deze enkel voor ingelogde clubleden of helemaal niet zichtbaar is. 

Publiceren

Altijd tonen: Het lid is zichtbaar op alle plaatsen waar deze getoond kan worden. Alleen voor ingelogde clubleden: Het lid wordt enkel getoond als je ingelogd bent. Nooit publiceren: Het lid wordt nooit getoond.

Om contributie te kunnen innen, is betalingsinformatie van elk contributie-afdragend lid nodig. Onder dit kopje behoeven de volgende velden extra uitleg:

Akkoord incasso	Vink dit aan als het lid akkoord heeft gegeven op automatische incasso voor contributie-afdracht.
Betalingsfrequentie	Afhankelijk van je instellingen voor contributie-inning, zijn er één of meerdere betalingsfrequenties mogelijk. Selecteer hier de betalingsfrequentie die voor dit lid van toepassing is.
Heeft nevenfunctie	Sommige clubs hanteren aangepaste contributieregels voor leden met een nevenfunctie. Deze regels worden toegepast voor alle leden waarbij dit vinkje aan staat.

Wanneer een lid zich inschrijft, kunnen zij extra informatie doorgeven zoals hun huidige sportclub en/of trainingsgroep. Deze gegevens zijn dan onder dit kopje te vinden.

Zodra je alle gegevens hebt aangepast, klik je rechts onderin op 'Opslaan' om je wijzigingen door te voeren.

Let op: wanneer je verplicht bent om de ledenadministratie bij te houden via de bond en hier geen automatische koppeling voor is (bijv. Sportlink), dienen wijzigingen in de ledenadministratie ook handmatig doorgevoerd te worden in Sportlink.

Als lid kun je eenvoudig je eigen lidgegevens aanpassen via de MyClub pagina. Meer uitleg over de MyClub pagina vind je hier. De ledenadministratie ontvangt hiervan een e-mail zodat zij deze gegevens ook kunnen invoeren in bijvoorbeeld Sportlink. 

Het is mogelijk om in Club-assistent, bij een lid, afwijkende factuurgegevens voor contributie in te voeren. Bijvoorbeeld als een relatie van het lid de contributie betaald. Deze worden dan in plaats van de gegevens van het lid gebruikt voor de facturen. 

Om afwijkende gegevens in te voeren, zoek je het lid op in de ledenadministratie en open je zijn/haar ledenkaart. Op de ledenkaart vind je dan, onderaan het blok Contributie en betalingsinfo, het vinkje Factuur afwijkende gegevens voor contributie. Als je die aanzet, zullen er extra betalingsinfo velden zichtbaar worden daaronder.

 
Als je hierin 1 veld invoert dan moet je ook de overige velden invoeren. De velden factuur bedrijfsnaam en factuur referentie kunnen eventueel leeg gelaten worden.  Als de betaalwijze een overboeking wordt dan kun je ook factuur iban en factuur iban t.n.v. leeglaten. 

Let op dat je de overige velden wel invult. Als je namelijk 1 veld invult, worden enkel nog de velden bij Afwijkende factuur gegevens gebruikt en gegevens van het lid zelf.

 

Als er een lid verkeerd in de ledenadministratie staat of het lid staat er dubbel in, dan kan het lid verwijderd worden uit de ledenadministratie.

Dit moet op lidniveau gebeuren en om het lid te verwijderen klik je op de knop "lid verwijderen" bovenaan de pagina.

Deze knop is ook te gebruiken als een lid aangeeft dat jullie zijn gegevens niet meer mogen gebruiken voor bij de AVG wet.
De gegevens worden namelijk geanonimiseerd bij het verwijderen van het lid.

Ja, bij de Club-instellingen kun je aangeven na hoeveel jaar je de leden automatisch wilt verwijderen/anonimiseren.
Ga naar Instellingen >> Club instellingen >> Algemene instellingen >> Instellingen ledenadministratie
en selecteer de instellingdie bij jullie van toepassing is.

Tip: communiceer de archiveringsperiode ook in je privacy statement wat je plaatst op de website. De Club-assistent webiste ondersteunt deze mogelijkheid.