Ledenkaart

Persoons- en adresgegevens

Bovenaan de pagina vind je de basisgegevens van het lid. Hier kun je de volgende zaken beheren:

• Persoonsgegevens: vul hier de naam, het geslacht, de geboortedatum en nationaliteit in. Ook is er ruimte voor identificatiegegevens zoals het documentnummer en de verloopdatum van een paspoort of ID-kaart.

• Profielfoto: je kunt direct een foto uploaden door een bestand naar het kader te slepen of te klikken op 'Bladeren'.

• Adresgegevens: hier staan de straatnaam, het huisnummer en de woonplaats van het lid.

Contact en privacy

In dit gedeelte bepaal je hoe er met het lid gecommuniceerd wordt en wat er zichtbaar is voor anderen:

• Contactgegevens: beheer hier telefoonnummers en het e-mailadres.

• Nieuwsbrief: geef aan of het lid de algemene nieuwsbrief wil ontvangen.

• Privacy (Publiceren): bepaal of de foto van het lid getoond mag worden (bijvoorbeeld 'Alleen voor ingelogde clubleden') of dat deze volledig verborgen moet blijven.

Contributie en facturatie

Dit blok is essentieel voor de financiële afhandeling. Naast de bankgegevens kun je hier specifieke uitzonderingen instellen:

• Contributie-instellingen: vul het IBAN-nummer en de tenaamstelling in. Je kunt hier ook de incassofrequentie en het mandaat-ID beheren.

• Factuurgegevens: indien de factuur naar een ander adres of persoon moet (bijvoorbeeld bij een bedrijf of gescheiden ouders), kun je hier afwijkende factuurgegevens invullen. Je kiest hier ook de betaalwijze: automatische incasso of handmatige overboeking.

• Subsidie: onderaan het gedeelte 'Factuurgegevens' en in het aparte blok 'Subsidie' kun je aangeven of het lid gebruikmaakt van een subsidieregeling. Je vult hier de betreffende instantie, het aanvraagnummer en de looptijd in.

Overige velden en Vrijwilligers

Onderaan de pagina vind je extra informatie die specifiek is voor jouw vereniging:

• Positie en extra info: geef bijvoorbeeld een rugnummer op of geef aan of het lid in het bezit is van een rijbewijs.

• Vrijwilligerspool: vink aan voor welke taken het lid ingezet wil worden, zoals het schoonmaken van de kantine of het organiseren van activiteiten.

Wijzigingen opslaan

Heb je gegevens aangepast? Klik dan op de oranje knop Wijzigingen opslaan onder de persoonsgegevens om de mutaties direct door te voeren.

In het tabblad Lidmaatschap vind je alle formele informatie over de relatie tussen het lid en de vereniging. Het overzicht is onderverdeeld in de volgende onderdelen:

Lidmaatschappen

Hier zie je de actuele status van de registratie:

• Data: Je ziet wanneer iemand is geregistreerd, sinds wanneer diegene lid is bij de club en, indien van toepassing, de afmelddatum.

• Status & Subvereniging: In de tabel staat vermeld bij welke subvereniging het lid hoort, wat de relatiecode is en of het lidmaatschap momenteel 'ACTIEF' is.

Leden wedstrijd licentie

In dit blok (in het systeem aangeduid als Indiv Match Licence) worden de wedstrijdlicenties beheerd:

• Geldigheid: Je ziet de start- en einddatum van de licentie, evenals wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

• Betaling: Er is een indicatie of de licentie reeds betaald is.

Leden accounts

Het is mogelijk om extra accounts te koppelen aan een lid:

• Koppelingen: Hier zie je wie er gekoppeld is (bijvoorbeeld een ouder/verzorger) en het bijbehorende e-mailadres.

• Rechten: Per account is te zien of deze persoon mag inloggen in de app of website en of diegene mailings vanuit de club ontvangt.

Leden inschrijvingen extra data

Zijn er tijdens het online inschrijfproces specifieke vragen beantwoord of extra gegevens doorgegeven die niet in de standaardvelden passen? Dan vind je die informatie hier in een overzicht terug.

Notities beheren

In het overzicht zie je direct alle lopende en historische notities:

• Datum en tijd: elke notitie wordt automatisch voorzien van een tijdstempel.

• Onderwerp: zie in één oogopslag waar de notitie over gaat.

• Beschikbaar voor trainer: je kunt per notitie instellen of de trainer deze mag inzien in de Club-assistent app. Dit is handig voor relevante informatie die invloed heeft op de trainingen of wedstrijden.

• Nieuwe notitie: klik op de oranje knop Notitie aanmaken rechtsboven om een nieuw item toe te voegen.

Acties koppelen

Je kunt van een notitie ook een concrete taak maken:

• Actiehouder: koppel een specifieke collega of jezelf aan een notitie.

• Deadline: stel een datum in waarop de actie voltooid moet zijn.

• Voltooid: vink af wanneer een afspraak of actie is afgehandeld. Zo houd je overzicht op de openstaande zaken.

Snelle inzage

Wanneer je een ledenkaart opent, zie je direct of er recente acties of notities zijn. Zo ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom een lid voordat je contact opneemt of wijzigingen doorvoert.

In het tabblad Documenten vind je een overzicht van alle bestanden die gekoppeld zijn aan het lid. Dit is de centrale plek voor het beheren van digitale stukken zoals contracten, identificatiebewijzen of certificaten.

Lid documenten

In dit overzicht zie je direct welke bestanden beschikbaar zijn in het dossier:

• Mijn documenten: hier staan de documenten die het lid zelf heeft geüpload via de website of in de app onder de rubriek 'Mijn documenten'.

• Publicatie-instellingen: je ziet per document of deze gepubliceerd is voor het lid zelf of voor kaderleden (zichtbaar via het groene vinkje).

• Bestand beheren: via de kolom 'Bestand' kun je documenten inzien of verwijderen. Met de oranje knop Lid document aanmaken kun je zelf een nieuw bestand uploaden naar dit dossier.

Zoeken en filteren

Heb je veel documenten bij een lid? Gebruik dan de zoekbalk rechtsboven in de tabel om snel het juiste bestand te vinden op basis van de titel.

Communicatiehistorie

Dit zijn automatische logs van verzonden berichten. Je kunt hier niets wijzigen of zelf versturen; het is een naslagwerk:

• Nieuwsbrieven: Een lijst van alle nieuwsbrieven die het systeem naar dit lid heeft gepusht.

• Verstuurde Mails: Een overzicht van systeemmails (zoals de getoonde uitnodiging voor vrijwilligerswerk). Je ziet de exacte tijd, het onderwerp en of de mail succesvol is verzonden.

Leden mutaties

Deze tabel fungeert als een 'audit trail'. Alles wat hier staat, is een automatische registratie van een wijziging die elders in het systeem is gedaan:

• Mutatietypye: Hier zie je de bron van de wijziging, zoals back-site (wijziging door een beheerder) of systeemacties.

• Veldnaam & Waarden: Het systeem houdt exact bij welk veld is aangepast (bijv. e-mail, achternaam, relatiecode), wat de oude waarde was en wat de nieuwe waarde is geworden.

• Gekoppelde bonden: Als een bond een relatiecode toekent of wijzigt, verschijnt dat hier automatisch in de lijst als mutatie.

Leden ingelogd in app

Een simpel overzicht dat laat zien of en wanneer het lid voor het laatst gebruik heeft gemaakt van de app. Ook hier zijn geen actieknoppen aanwezig.

In het tabblad Teams beheer je de groeps- en teamdeelnames van het lid. Je vindt hier zowel de actuele indelingen als de historische gegevens.

Teamleden (huidig seizoen)

In dit blok zie je in welke teams het lid dit seizoen actief is:

• Teamgegevens: bekijk direct de teamnaam, de toegewezen teamrol (bijvoorbeeld speler of trainer) en het eventuele rugnummer.

• Data: per deelname zie je de startdatum (datum van) en de einddatum (datum tot).

• Teamlid aanmaken: via de oranje knop rechtsboven voeg je het lid toe aan een nieuw team of een nieuwe trainingsgroep.

Aanwezigheid

Hier wordt per activiteit bijgehouden of het lid aanwezig is geweest:

• Trainingen en wedstrijden: je ziet de datum, het tijdstip en het type activiteit.

• Status: in de kolom 'Aanwezig' staat of het lid aanwezig, afwezig of onbekend was. Je kunt dit hier ook handmatig corrigeren.

• Registratie: er wordt vastgelegd wanneer en door wie de aanwezigheid is geregistreerd.

Teamleden wijzigingen

Onderaan de pagina vind je de historie van alle teamwisselingen:

• Verloop: je ziet van welk team naar welk team het lid is verplaatst.

• Tijdstip: bij elke wijziging staat precies wanneer deze is doorgevoerd en door welke gebruiker. 

Teams zoeken

Gebruik de zoekbalken binnen de verschillende blokken om snel een specifieke periode of een bepaald team uit het verleden terug te vinden.

In het tabblad Inschrijvingen vind je een overzicht van alle activiteiten, evenementen of clinics waarvoor het lid zich heeft aangemeld.

Inschrijvingen beheren

In de tabel zie je per inschrijving de belangrijkste details terug:

• Details van deelname: je ziet de datum van inschrijving, eventuele opmerkingen en of er sprake is van een introducé.

• Financieel overzicht: in de kolommen 'Totaalbedrag' en 'Is voldaan' zie je direct of er kosten verbonden zijn aan de activiteit en of deze al zijn betaald (te herkennen aan het rode kruisje of groene vinkje).

• Status: je kunt zien of het lid daadwerkelijk aanwezig is geweest en voor hoeveel personen (aantal) er is gereserveerd.

• Nieuwe inschrijving: wil je het lid handmatig toevoegen aan een activiteit? Klik dan op de oranje knop Inschrijving aanmaken rechtsboven.

Wijzigen of verwijderen

Via de iconen aan de rechterkant van elke regel kun je een inschrijving bewerken (het potloodje) of volledig verwijderen (het prullenbakje) als de deelname niet doorgaat.

In het tabblad Prestaties leg je de sportieve mijlpalen en resultaten van het lid vast. Dit overzicht is specifiek ingericht op de tak van sport die binnen jouw vereniging wordt beoefend.

Prestaties beheren

Afhankelijk van de sport kunnen hier verschillende soorten gegevens getoond worden:

• Vechtsporten (bijv. judo): behaalde banden, gradaties of resultaten van weegmomenten.

• Tijds- en afstandssporten (bijv. atletiek of zwemmen): gezwommen of gelopen tijden en eventuele clubrecords.

• Algemeen: uitslagen van wedstrijden of specifieke vaardigheidstesten.

Details per prestatie

In de tabel zie je de volgende informatie:

• Onderdeel: de specifieke test, afstand of gradatie waar het om gaat.

• Datum en Plaats: wanneer en waar de prestatie is neergezet (bijvoorbeeld tijdens een wedstrijd in Drunen).

• Gevalideerd: via de toggle kun je aangeven of de prestatie officieel is goedgekeurd.

• Examinator: indien van toepassing zie je hier wie de prestatie heeft beoordeeld of afgenomen.

Nieuwe prestatie toevoegen

Klik op de oranje knop Prestatie aanmaken rechtsboven om een nieuw resultaat aan het dossier van het lid toe te voegen. Je kunt hierbij ook aangeven of de score gesynchroniseerd moet worden met de betreffende sportbond.

In het tabblad Opleiding beheer je de kwalificaties, diploma's en competenties van het lid. Dit is vooral relevant voor kaderleden, trainers of vrijwilligers binnen de vereniging.

Lid heeft opleiding

In dit overzicht zie je alle gevolgde cursussen en behaalde certificaten:

• Geldigheid: je ziet de startdatum, de datum waarop het diploma is behaald en de verloopdatum.

• Herinneringen: het systeem bewaakt de termijnen; als een opleiding bijna verloopt, ontvangt het lid automatisch een herinnering om deze te verlengen of te vernieuwen.

• Status en Bewijs: bekijk of een lid is geslaagd en raadpleeg eventuele bijlagen, zoals een digitale kopie van het diploma.

• Publiceren: via de toggle kun je aangeven of deze kwalificatie zichtbaar mag zijn voor anderen binnen de club.

Competenties

Zijn er tijdens het inschrijfproces specifieke competenties of vaardigheden ingevuld? Deze informatie vind je eveneens terug onder dit tabblad. Dit helpt de vereniging om de juiste mensen op de juiste plekken in te zetten op basis van hun kennis.

Opleiding toevoegen

Klik op de oranje knop Lid heeft opleiding aanmaken rechtsboven om een nieuwe scholing aan het dossier toe te voegen. Hierbij kun je ook de instantie opgeven waar de opleiding is gevolgd.

In het tabblad Vrijwilliger beheer je alle rollen, commissies en bijbehorende zaken van het lid. Het scherm is opgebouwd uit de volgende vijf onderdelen:

Actieve commissieleden

In dit bovenste blok zie je in welke commissies het lid momenteel een actieve functie heeft. Je ziet hier de commissienaam, de specifieke rol en de periode. Ook kun je hier instellen of het e-mailadres en telefoonnummer van het lid getoond moeten worden bij deze functie.

Gearchiveerde commissieleden

Wanneer een lid stopt met een commissiefunctie, verplaatst de registratie naar dit blok. Zo behoud je een historisch overzicht van alle rollen die het lid in het verleden binnen de club heeft vervuld.

Vrijwilligerswerk

Dit gedeelte is bedoeld voor het registreren van losse vrijwilligerstaken die niet direct onder een vaste commissie vallen. Je kunt hier de categorie selecteren, de periode (jaar en maand) vastleggen en een korte omschrijving van de werkzaamheden toevoegen.

Mailbox gekoppeld aan lid

Hier zie je welke functionele e-mailadressen (zoals webmaster@jouwclub.nl) aan dit lid zijn toegewezen. Je kunt hier ook de volgorde van de mailboxen aanpassen als een lid meerdere adressen beheert.

Commissie procedure document acties

Onderaan vind je acties die gekoppeld zijn aan specifieke documenten voor commissieleden. Dit kan gaan om het lezen van een handboek, het uploaden van een VOG of andere procedurele stappen die bij de functie horen. Je ziet hier de status van de actie en de datum.

Beheer

Bij elk blok kun je aan de rechterkant op de oranje knop klikken (bijv. Actief commissielid aanmaken) om een nieuwe registratie toe te voegen. Bestaande regels kun je wijzigen met het potlood-icoon of verwijderen met het prullenbakje.

In het tabblad Financieel beheer je alle geldzaken rondom het geselecteerde lid. Dit scherm biedt een volledig overzicht van de contributie, facturatiehistorie en specifieke financiële regelingen.

Subsidie

Bovenaan de pagina vind je de subsidiepotjes. Indien het lid gebruikmaakt van een externe regeling (zoals een jeugdfonds), kun je hier de details vastleggen:

• Overzicht: bekijk het totaalbedrag, het verbruikte saldo en de resterende ruimte binnen de subsidie.

• Beheer: via de oranje knop Subsidie aanmaken voeg je een nieuwe subsidiebron toe, inclusief de looptijd van de regeling.

Contributieregels afwijkend lid bedrag

Soms wijkt het bedrag dat een lid moet betalen af van de standaardtarieven. In dit blok beheer je deze uitzonderingen:

• Maatwerk: leg hier vast of er een specifieke korting of juist een toeslag geldt die afwijkt van de normale contributie-instellingen.

• Periodiek: je ziet per maand of kwartaal welke afwijkende regels van toepassing zijn.

Contributie

Dit gedeelte toont de actieve contributierondes waar het lid in is opgenomen:

• Details: zie per ronde de omschrijving, het totaalbedrag en de gekozen betaalwijze (bijvoorbeeld incasso).

• Wijzigen: je kunt hier handmatig een contributieregel toevoegen of aanpassen met de oranje knop Contributie regel aanmaken.

Facturen

Hier vind je de volledige historie van alle facturen die naar dit lid zijn verzonden:

• Status: bekijk in één oogopslag of een factuur is verzonden en of deze al is betaald (te zien aan het rode kruisje of groene vinkje in de kolom 'Betaald').

• Inzien: klik op het oog-icoon aan de rechterkant om de factuur te openen of te downloaden als pdf.

Lid betaling

Onderaan de pagina staat een overzicht van de losse betalingen of transacties. Hier kun je via een toggle direct aangeven of een specifieke betaling (zoals inschrijfgeld) is voldaan.

Financiële instellingen wijzigen

Wil je de bankgegevens of de automatische incasso aanpassen? Ga dan terug naar het eerste tabblad (met de naam van het lid) en scroll naar het kopje Contributie

In het tabblad Medisch houd je de gezondheid en inzetbaarheid van het lid bij. Dit overzicht is essentieel voor trainers en medische begeleiders om te weten of een lid fysiek in staat is om deel te nemen aan trainingen of wedstrijden.

Blessures

In dit overzicht worden zowel actuele als historische blessures geregistreerd:

• Details van de blessure: per registratie zie je de locatie waar de blessure is opgelopen (bijvoorbeeld 'Kunstgras'), de aard van de klacht en het moment waarop het gebeurde (bijvoorbeeld tijdens een training).

• Advies en herstel: je kunt het advies van een behandelaar (zoals een arts of fysiotherapeut) toevoegen. Via de toggle Hersteld geef je aan of het lid weer volledig inzetbaar is. De datum van herstel wordt hierbij ook vastgelegd.

• Registratie: het systeem logt automatisch wie de blessure heeft gemeld en wie de herstelmelding heeft ingevoerd.

• Nieuwe blessure: klik op de oranje knop Blessure aanmaken rechtsboven om een nieuwe medische status toe te voegen.

Historie

Dankzij de tabelvorm blijven blessures uit het verleden bewaard in het dossier. Dit helpt bij het herkennen van terugkerende klachten en zorgt voor een verantwoorde sportbegeleiding op de lange termijn.

Belangrijk voor trainers

Informatie uit dit tabblad kan, afhankelijk van de instellingen, ook inzichtelijk zijn voor de trainer in de Club-assistent app, zodat deze direct op de hoogte is van de fysieke gesteldheid van de spelers.

In het tabblad Sponsor beheer je de zakelijke relaties en sponsorovereenkomsten die direct aan het lid zijn gekoppeld. Dit is handig voor leden die persoonlijke sponsoring ontvangen of namens een bedrijf verbonden zijn aan de club.

Sponsors beheren

In dit overzicht zie je precies welke partijen als sponsor aan het lid zijn gekoppeld:

• Gekoppeld aan sponsor: hier staan de namen van de bedrijven of instanties die het lid ondersteunen (bijvoorbeeld 'Baars Verhuur' of 'Hart van Drunen').

• Overzicht: je ziet in één oogopslag alle actieve sponsorrelaties. Dit helpt de administratie om te bepalen welke uitingen of facturatieafspraken van toepassing zijn voor dit specifieke lid.

• Sponsor toevoegen: via de oranje knop Sponsor aanmaken rechtsboven kun je een nieuwe sponsor koppelen aan het dossier.

Wijzigen en verwijderen

Mocht een sponsorcontract wijzigen of beëindigd worden, dan kun je dit eenvoudig aanpassen:

• Gebruik het potlood-icoon om de details van de koppeling te bewerken.

• Gebruik het prullenbak-icoon om een sponsorrelatie te verwijderen uit het overzicht van dit lid.

In het tabblad Privacy beheer je de specifieke voorkeuren van het lid met betrekking tot het gebruik en de zichtbaarheid van persoonsgegevens. Dit is een essentieel onderdeel om te voldoen aan de AVG-wetgeving.

Lid privacy settings

In dit overzicht zie je precies welke afspraken er zijn gemaakt over de privacy van het lid:

• Veld: hier staat aangegeven op welk gegeven de instelling betrekking heeft, bijvoorbeeld het primaire e-mailadres.

• Instelling: je ziet per veld wat de gekozen beperking is. Voorbeelden hiervan zijn 'Alleen voor ingelogde teamleden / commissieleden' of 'Niet publiceren'. Hiermee bepaal je of gegevens zichtbaar zijn in de app of op de website voor andere leden.

• Historie: het systeem houdt bij wanneer een privacy-instelling is aangemaakt (Created) en voor het laatst is bijgewerkt (Updated). Zo is er altijd een bewijs van de gekozen voorkeuren.

Privacy-instellingen beheren

Je kunt de instellingen eenvoudig aanpassen aan de wensen van het lid:

• Nieuwe instelling: klik op de oranje knop Lid privacy settings aanmaken om voor een specifiek veld de zichtbaarheid vast te leggen.

• Bewerken of verwijderen: gebruik het potlood-icoon om een bestaande instelling te wijzigen of het prullenbak-icoon om een voorkeur te verwijderen, waardoor de standaardinstelling van de club weer van kracht wordt.

Algemene privacy

Let op: algemene voorkeuren, zoals het wel of niet ontvangen van de nieuwsbrief of de algemene toestemming voor het publiceren van foto's, beheer je op het eerste tabblad (met de naam van het lid) onder het kopje Contactgegevens.

Op deze pagina binnen de ledenadministratie krijg je een overzicht van de afgenomen enquêtes en assessments per lid. Dit helpt je om snel inzicht te krijgen in de resultaten en voortgang van persoonlijke vragenlijsten.

Overzicht Assessments

In het centrale overzicht zie je alle assessments die aan het lid gekoppeld zijn. Wanneer er nog geen gegevens beschikbaar zijn, is het scherm leeg en zie je de melding 'Geen assessments'.

Zodra er enquêtes zijn ingevuld of klaargezet, worden deze getoond in een tabel met de volgende kolommen:

• Enquête: de naam van de specifieke vragenlijst.

• Datum afgerond: de datum waarop het lid de enquête volledig heeft voltooid.

Je kunt de zoekbalk rechtsboven de tabel gebruiken om snel een specifieke enquête terug te vinden op basis van de naam.

Assessment aanmaken

Wil je een nieuwe vragenlijst klaarzetten voor dit lid? Dan kun je direct actie ondernemen:

1. Klik op de oranje knop Assessment aanmaken rechtsboven in het contentblok.

2. Selecteer in het volgende scherm de gewenste enquête uit de beschikbare lijst.

3. Sla de wijzigingen op om de enquête te koppelen aan het lid.

Acties en beheer

Naast het inzien van de algemene lijst, kun je via deze pagina de diepte in gaan:

• Details bekijken: door op een regel in de tabel te klikken, open je de specifieke antwoorden van het lid.

• Exporteren of printen: afhankelijk van de instellingen kun je de resultaten van de enquête gebruiken voor evaluatiegesprekken of interne rapportages.