Nieuw / Terugkerend lid aanmelden

Een lid meldt zich aan via een aanmeldformulier op de website. Je kunt dit formulier aan een pagina toevoegen door voor die pagina het paginatemplate 'Lid worden' in te stellen. Er wordt dan automatisch een aanmeldformulier onderaan de pagina toegevoegd. Hoe je een paginatemplate toevoegt, lees je in de tutorial Paginatemplate kiezen.

Werkt je aanmeldformulier niet, omdat proeflid groepskeuze leeg is? Lees in deze tutorial hoe je dit op kan lossen.
 

In de ledenadministratie kun je handmatig nieuwe leden toevoegen als je geen gebruikmaakt van het online aanmeldformulier. Je gaat hiervoor in het menu naar Ledenadministratie > Alle Leden.

Lid handmatig toevoegen

Om een nieuw lid aan te maken, volg je deze stappen:

1. Klik rechtsboven op de oranje knop Lid aanmaken.

2. Voer de persoonlijke gegevens van het lid in.

3. Sla de gegevens op om de ledenkaart definitief aan te maken.

Nadat je het lid hebt aangemaakt, is het belangrijk om ook direct een lidmaatschap toe te voegen. Zonder een gekoppeld lidmaatschap is het lid namelijk nog niet officieel aangemeld bij de vereniging of bond.

Leden beheren in het overzicht

In het overzicht 'Alle Leden' heb je verschillende mogelijkheden om je ledenlijst te beheren:

• Zoeken: gebruik de zoekbalk rechtsboven om direct op naam, lidnummer of e-mailadres te zoeken.

• Filteren: via het filter-icoon (naast de zoekbalk) kun je selecties maken, bijvoorbeeld op basis van lidmaatschapsstatus of specifieke extra velden.

• Importeren: heb je een grote lijst met nieuwe leden? Gebruik dan de groene knop Import om via een bestand meerdere leden tegelijk toe te voegen.

• Sorteren: door op de kolomnamen te klikken (zoals 'Naam' of 'Lidnummer'), kun je de volgorde van de lijst aanpassen.

Is het lid een trainer en is de vereniging aangesloten bij de KNGU, volg dan de instructie onderaan deze support pagina.

In het tabblad Lidmaatschap van de ledenkaart beheer je de koppeling tussen het lid en de vereniging. Zonder een geregistreerd lidmaatschap is het lid niet compleet: het lid verschijnt dan niet in teams of groepen en wordt overgeslagen bij het draaien van de contributie.

Lidmaatschap toevoegen

Om een (nieuw) lidmaatschap te koppelen aan een lid, volg je deze stappen:

1. Zoek het betreffende lid op in de ledenadministratie en open de ledenkaart (klik op het lid of het bewerk-icoon).

2. Ga bovenaan naar het tabblad Lidmaatschap.

3. Klik rechtsboven het blok 'Lidmaatschappen' op de oranje knop Lidmaatschap aanmaken.

4. Vul in het geopende scherm minimaal de volgende gegevens in:

   • Subvereniging: kies de relevante afdeling of subvereniging.

   • Status: kies voor 'Actief' als het lid direct begint (dit geldt ook voor proeflessers).

   • Lid sinds: vul de datum in waarop het lidmaatschap officieel start.

Beheer en wijzigen

Bestaande lidmaatschappen kun je eenvoudig beheren via de tabel:

• Gebruik het potlood-icoon aan de rechterkant om een lidmaatschap te wijzigen (bijvoorbeeld bij een statuswijziging naar 'Opgezegd').

• Gebruik het prullenbak-icoon om een foutief aangemaakt lidmaatschap te verwijderen.

Wanneer een nieuw lid het inschrijvingsformulier verstuurt, ontvangt de ledenadministratie een e-mail met daarin alle gegevens uit het aanmeldformulier van het lid. Wie deze e-mail ontvangt, wordt bepaald door de ingestelde placeholder.

Wij stellen op basis van het type club en het land waarin je club actief is een aanmeldformulier op. Wanneer je aanvullende wensen hebt met betrekking tot het aanmeldformulier, dan kun je dat bij ons aangeven via Support tickets. Wij passen het formulier dan voor je aan.

 

Zodra een lid het aanmeldformulier heeft ingevuld ontvangt het lid en de ledenadministratie een bevestigingsmail. De bevestigingsmail die verstuurd worden hebben de code: INSCHRIJVING_NIEUW_LID & INSCHRIJVING_NIEUW_LID_NAARLID.
Deze e-mails zijn door ons gevuld met wat wij weten dat gebruikelijk is bij de meeste verenigingen. Controleer en test deze e-mails voordat je het aanmeldformulier daadwerkelijk op je website gaat gebruiken door een test aanmelding via het formulier. 

Wanneer je contributie wilt innen via automatische incasso, dan kun je leden daar al direct bij inschrijven akkoord voor laten geven. Hiervoor voegen wij een aantal velden toe aan het aanmeldformulier zoals het IBAN-nummer en het vinkje voor akkoord. Lees hier meer over het innen van contributie.

Je kunt je leden direct bij inschrijving het inschrijfgeld laten betalen. Hiervoor heb je een account bij een Payment Service Provider nodig (wij adviseren Mollie.nl omdat je hier geen abonnementskosten betaalt en onze klanten hier goede ervaringen mee hebben) dat gekoppeld is aan Club-assistent. Je koppelt je Mollie-account aan Club-assistent via Club-assistent > Financieel > Betalingsprofiel > Betalingsprofiel aanmaken. Vervolgens selecteer je in deze lijst 'Mollie' en vul je de naam van het betalingsprofiel, de live key en de test key van Mollie in (die vind je in je Mollie account bij je betalingsprofiel). Klik links onderin op 'wijzigingen opslaan' om je betalingsprofiel toe te voegen.

Wil je het inschrijfgeld laten betalen bij inschrijven en heb je je Mollie account gekoppeld? Geef ons dan een seintje via Support tickets en dan zetten wij de functionaliteit voor je aan.

Voor herintroducerende leden kennen wij twee situaties:

Het lid staat nog in de ledenadministratie

Wanneer een oud-lid terugkeert en nog in het systeem staat, hoef je geen nieuw lid aan te maken. Je voegt simpelweg een nieuw lidmaatschap toe aan de bestaande ledenkaart.

1. Zoek het lid op in de ledenadministratie via Ledenadministratie > Alle Leden.

2. Klik op het lid om de gegevens te openen en navigeer naar het tabblad Lidmaatschap.

3. Klik in het blok 'Lidmaatschappen' rechtsboven op de oranje knop Lidmaatschap aanmaken.

4. Vul de volgende velden in:

   • Subvereniging: kies de betreffende afdeling.

   • Lid sinds: vul de nieuwe startdatum in.

   • Status: zet deze op 'Actief'.

5. Sla de wijzigingen op. Het lid is nu weer actief en wordt meegenomen in de teams en contributieruns.

Het lid staat niet meer in de ledenadministratie

Indien het lid volledig uit het systeem is verwijderd, is de meest efficiënte methode om het lid te vragen opnieuw het inschrijfformulier op de website in te vullen. Hierdoor worden alle gegevens direct actueel aangeleverd en hoef je de gegevens niet handmatig over te kloppen.

Mocht je het lid toch handmatig willen toevoegen, dan kun je de procedure volgen voor het aanmaken van een nieuw lid via de knop Lid aanmaken in het ledenoverzicht.